Was ist Pipedrive und für wen lohnt es sich?

In vielen KMU sind Kundeninformationen über Outlook, Excel-Listen, Notizbücher und die Köpfe einzelner Mitarbeitender verteilt. Offerten werden nicht nachgefasst, Leads gehen vergessen, und niemand weiss genau, wie viele Aufträge in den nächsten Monaten zu erwarten sind. Ein CRM schafft hier Ordnung, und für viele kleinere Vertriebsteams ist Pipedrive die naheliegende Wahl. In diesem Leitfaden erfährst du, was Pipedrive ist, für wen es sich lohnt, welche Funktionen es bietet, wie E-Mail-Synchronisation und API funktionieren, was es kostet, wie es sich von HubSpot unterscheidet und wie die Einführung gelingt. Was ist Pipedrive? Pipedrive ist ein CRM-System (Customer Relationship Management), das speziell für den Vertrieb entwickelt wurde. Im Zentrum steht die Verkaufspipeline: Alle laufenden Verkaufschancen, sogenannte Deals, werden als Karten in Spalten dargestellt, die den Phasen des Verkaufsprozesses entsprechen, zum Beispiel Erstkontakt, Offerte, Verhandlung und Abschluss. Per Drag-and-Drop wandert ein Deal von Phase zu Phase. So sieht das ganze Team auf einen Blick, wo jede Verkaufschance steht und was als Nächstes zu tun ist. Für wen lohnt sich Pipedrive? Pipedrive ist besonders stark für Unternehmen mit etwa 1 bis 50 Mitarbeitenden, bei denen der Vertrieb im Zentrum steht. Es konzentriert sich auf das Wesentliche, ist sehr visuell und schnell gelernt. Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Schreinerei mit acht Mitarbeitenden arbeitete vor Pipedrive mit Outlook, OneDrive und OneNote. Kundeninformationen waren verstreut, Leads gingen vergessen, und Offerten wurden zu wenig nachgefasst. Nach rund zwei Wochen beherrschte das ganze Team das neue Tool, und E-Mails, Telefonate und Notizen wurden direkt am Deal dokumentiert. An seine Grenzen kommt Pipedrive, wenn tiefgehende Marketing-Automatisierung, ein integriertes Ticketing für den Kundendienst oder komplexe Freigabeprozesse für Offerten nötig sind. Dann sind HubSpot oder Microsoft Dynamics 365 meist die bessere Wahl. Wann sich welches System eignet, erklärt das Video So findest du das richtige CRM für dein Unternehmen. Die wichtigsten Funktionen. Pipeline-Management: eine oder mehrere Pipelines mit frei definierbaren Phasen, passend zum eigenen Verkaufsprozess. Kontakte und Organisationen: alle Informationen zu Kundinnen, Kunden und Firmen an einem Ort, inklusive Verlauf aller Kontakte. Aktivitäten und Erinnerungen: Anrufe, Termine und Aufgaben werden geplant, und Pipedrive erinnert daran, damit kein Deal liegen bleibt. E-Mail-Synchronisation: E-Mails werden automatisch den passenden Kontakten und Deals zugeordnet. Automatisierungen: wiederkehrende Schritte, etwa eine Folgeaufgabe nach einem Phasenwechsel, laufen automatisch. Berichte und Prognosen: Umsatzerwartung, Abschlussquoten und Aktivitäten pro Person auf einen Blick. Mobile App: Zugriff auf Kontakte und Deals unterwegs, etwa beim Kundenbesuch. So funktioniert die E-Mail-Synchronisation. Mit der E-Mail-Synchronisation wird das eigene Postfach, zum Beispiel Microsoft 365 oder Gmail, mit Pipedrive verbunden. Ein- und ausgehende E-Mails erscheinen dann automatisch beim passenden Kontakt und Deal. So sieht das ganze Team den vollständigen Verlauf, auch wenn jemand in den Ferien ist. Über die Einstellungen lässt sich festlegen, welche Ordner synchronisiert werden und ob E-Mails für andere sichtbar oder privat sind. Das ist wichtig, damit vertrauliche oder private Nachrichten nicht im CRM landen. API und Integrationen. Pipedrive bietet eine offene REST-API, über die andere Systeme Kontakte, Deals, Aktivitäten und Notizen lesen und schreiben können. Der Zugriff erfolgt mit einem persönlichen API-Token oder über eine App-Anbindung, und über Webhooks kann Pipedrive andere Systeme in Echtzeit über Ereignisse informieren, etwa wenn ein Deal gewonnen wird. Zusätzlich gibt es einen Marktplatz mit fertigen Integrationen und Verbindungen über Automatisierungstools wie Zapier oder Make. Typische Anbindungen für KMU sind Website-Formulare, die neue Anfragen direkt als Lead anlegen, die Buchhaltung für Offerten und Rechnungen sowie Microsoft 365 für Kalender und Kontakte. Wie Schnittstellen grundsätzlich funktionieren, erklären wir unter Was ist eine Software-Schnittstelle? Was kostet Pipedrive? Pipedrive wird als Abonnement pro Benutzer und Monat abgerechnet. Es gibt mehrere Pakete mit unterschiedlichem Funktionsumfang, und bei jährlicher Zahlung ist der Preis tiefer. Einmalige Lizenz- oder Einrichtungsgebühren verlangt Pipedrive selbst nicht, und eine kostenlose Testphase ist möglich. Die aktuellen Preise findest du direkt bei Pipedrive, da sie sich regelmässig ändern. Zu den Lizenzkosten kommen je nach Bedarf Kosten für die Einführung: Prozesse definieren, Pipelines einrichten, Daten übernehmen, Integrationen aufsetzen und das Team schulen. Dieser Aufwand ist bei Pipedrive im Vergleich zu grösseren CRM-Systemen aber überschaubar. Pipedrive oder HubSpot? Pipedrive ist die bessere Wahl für Teams, bei denen der Verkauf im Zentrum steht und die ein schlankes, schnell eingeführtes und günstiges System suchen. HubSpot passt besser, wenn Marketing und Vertrieb eng zusammenspielen, etwa mit Newslettern, Landingpages und Lead-Bewertung, oder wenn Kundenservice im selben System laufen soll. Dafür sind Kosten und Komplexität höher. Für viele kleine Vertriebsteams ist Pipedrive der schnellere Weg zu mehr Übersicht. Wer stark über Online-Marketing Kunden gewinnt, ist mit HubSpot oft besser bedient. Wann sich für grössere Unternehmen Dynamics 365 lohnt, zeigt der Leitfaden Was ist Dynamics 365 und welches ERP passt zu meinem KMU? Pipedrive in fünf Schritten einführen. Verkaufsprozess klären: Welche Phasen durchläuft ein Auftrag von der Anfrage bis zum Abschluss? Pipedrive einrichten: Pipelines, Phasen, Felder und Benutzerrechte passend zum Prozess aufsetzen. Daten übernehmen: Kontakte und offene Deals aus Excel oder Outlook bereinigen und importieren. Anbinden: E-Mail, Kalender, Website-Formulare und weitere Systeme verbinden. Team schulen und begleiten: eine kurze praktische Einführung und klare Regeln, was im CRM erfasst wird. Fazit. Pipedrive ist ein schlankes, visuelles CRM, das kleinen und mittleren Vertriebsteams schnell zu mehr Übersicht verhilft. Seine Stärken sind die einfache Bedienung, die kurze Einführungszeit und die überschaubaren Kosten. Wer umfangreiche Marketing- oder Service-Funktionen braucht, sollte HubSpot oder Dynamics 365 prüfen. BeeBase führt als externe IT-Abteilung Pipedrive in Schweizer KMU ein, von der Prozessaufnahme über die Datenübernahme bis zur Anbindung an E-Mail und Buchhaltung. Wenn du wissen möchtest, ob Pipedrive zu deinem Vertrieb passt, kannst du eine Expertensession buchen.