CTO as a Service & externer CTO für Schweizer KMU (Zürich, Winterthur & Deutschschweiz)

Strategische IT-Führung auf GL-Niveau, ohne die Fixkosten eines Vollzeit-CTOs

Für 15 bis 150 Mitarbeitende lohnt sich selten ein eigener IT-Direktor für über CHF 200'000.- im Jahr. Trotzdem brauchst Du jemanden, der Deine IT-Strategie plant, externe Systemhäuser auf Augenhöhe steuert, das IT-Budget im Griff hält und Digitalisierungsprojekte sicher ins Ziel bringt. Genau diese Rolle übernehmen wir als Dein externer CTO auf Abruf.

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Unabhängiger Anwalt Deiner Interessen: Wir vertreten zu 100 % Dein KMU gegenüber IT-Lieferanten, Software-Herstellern und Agenturen.
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Kalkulierbare Pauschale statt Personalrisiko: Du buchst exakt das Pensum (z. B. 1 bis 4 Tage pro Monat), das Dein Unternehmen tatsächlich braucht.
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Unternehmerisch statt verkopft: Wir verbinden IT-Sicherheit, saubere Prozesse (ERP, Abacus, Schnittstellen) und straffe IT-Budgetierung.
Unverbindliches Kennenlerngespräch buchen (30 Min.)Mandats-Pakete & Preise ansehen
✓ Flexibel ab 1 Tag pro Monat
✓ Keine langen Knebelverträge
✓ Persönlich vor Ort in Winterthur & Zürich
Fractional CTO Cockpit
Beispiel
Festangestellter CTO (Vollzeit)
~CHF 210'000.- / Jahr
Unser CTO as a Service
ab CHF 1'800.- / Monat
flexibel kündbar
12-Monats-IT-Roadmap
Grün
Lieferanten- & Angebotsprüfung
CHF 24'000.- eingespart
Schnittstellen & Prozessautomatisierung
Aktiv
Das Dilemma im Mittelstand

Zu gross für «IT nebenbei», aber zu schlank für einen eigenen Vollzeit-CTO?

Ab rund 15 bis 20 Mitarbeitenden wird die IT zum geschäftskritischen Rückgrat: Cloud-Architektur, Cyber-Security, ERP/Abacus, Schnittstellen und neue KI-Werkzeuge entscheiden über Deine Marge. Doch in den meisten KMU klafft an der Spitze eine gefährliche Führungslücke.

▲Der CEO oder CFO als unfreiwilliger «Teilzeit-IT-Leiter»

«Ich muss IT-Offerten über Zehntausende Franken freigeben, die ich fachlich kaum prüfen kann.»

Geschäftsführende oder Finanzverantwortliche verbringen wertvolle Stunden mit IT-Fragen, Lizenzproblemen und Anbieter-Gesprächen. Diese Zeit fehlt im Verkauf, bei Kunden und in der Unternehmensführung.

▲Externe IT-Dienstleister ohne fachliches Gegengewicht

«Unser Systemhaus schickt Rechnungen und Fachbegriffe, aber niemand führt sie.»

Externe IT-Support-Firmen sind gut im Tagesbetrieb, aber selten Deine strategischen Berater. Wenn auf Deiner Seite niemand sitzt, der Konzepte, Stundenschätzungen und SLAs fachlich hinterfragt, zahlst Du fast immer zu viel.

▲Teure Insellösungen & stockende Digitalisierung

«Jede Abteilung kauft eigene Tools, aber nichts spricht sauber miteinander.»

Ohne übergeordnete Architektur-Vorgabe entstehen Datensilos zwischen Buchhaltung (z. B. Abacus), CRM, Branchensoftware und Microsoft 365. Projekte verzögern sich, weil eine technische Gesamtleitung fehlt.

▲Fehlende IT-Budgetierung & böse Überraschungen

«Unsere IT-Ausgaben passieren auf Zuruf statt nach einem klaren Jahresplan.»

Server-Ablösungen, Lizenzpreiserhöhungen oder Sicherheits-Upgrades kommen plötzlich und ungeplant. Es fehlt eine mehrjährige IT-Roadmap, die Investitionen sauber auf Deine Geschäftsziele abstimmt.

Die unbequeme Wahrheit:

Ein IT-Systemhaus verkauft Dir Infrastruktur und Betreuungsstunden. Ein Software-Anbieter verkauft Dir Lizenzen. Aber wer sorgt dafür, dass alle Puzzleteile im Interesse Deines Unternehmens zusammenpassen? Genau dafür brauchst Du einen unabhängigen CTO an Deiner Seite.

Deine Entlastung im Alltag

Was wir als Dein externer CTO (CTO as a Service) konkret für Dich übernehmen

Wir sind kein weiteres Beratungsunternehmen, das Dir PowerPoint-Folien dalässt und wieder verschwindet. Als Fractional CTO sind wir festes Mitglied Deines Führungsteams auf Abruf und übernehmen die volle Verantwortung für die strategische und kommerzielle Steuerung Deiner IT.

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AUFGABE 1

IT-Strategie & 12–36-Monats-Roadmap

Damit Deine IT-Investitionen exakt auf Deine Unternehmensziele einzahlen.

Entwicklung einer klaren, verständlichen IT- und Digitalisierungs-Roadmap für die nächsten 1 bis 3 Jahre.

Bewertung neuer Technologien (Cloud, Automatisierung, künstliche Intelligenz) nach echtem KMU-Nutzen statt Hype.

Vorbereitung der IT-Infrastruktur auf Unternehmenswachstum, neue Standorte oder Nachfolgeregelungen.

Schweizer Cloud-Architektur »
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AUFGABE 2

Steuerung Deiner IT-Dienstleister & Software-Partner

Wir sprechen die Sprache der Techniker und verhandeln in Deinem Interesse.

Fachliche und preisliche Prüfung aller IT-Offerten, Wartungsverträge und Projektschätzungen vor Deiner Unterschrift («Offerte-TÜV»).

Führung Deiner externen IT-Support-Partner, Cloud-Anbieter und Software-Agenturen über klare SLAs und Kennzahlen.

Leitung von Ausschreibungen (RfP) und reibungslose Begleitung bei einem Anbieterwechsel.

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AUFGABE 3

Straffe IT-Budgetierung & Kostenkontrolle

Volle finanzielle Planbarkeit für Geschäftsleitung und CFO.

Erstellung und laufende Überwachung Deines IT-Jahresbudgets (inkl. Trennung von laufenden Betriebskosten OPEX und Projekten CAPEX).

Regelmässige Lizenz- und Vertragsbereinigung, um unnötige Fixkosten bei Microsoft 365, Cloud-Diensten und Branchenlösungen zu eliminieren.

Transparente Entscheidungsvorlagen mit klarem ROI für jede geplante IT-Ausgabe.

IT-Budgetierung für KMU »
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AUFGABE 4

Architektur, Schnittstellen & Prozessautomatisierung

Schluss mit manueller Doppelarbeit zwischen Deinen Systemen.

Gestaltung einer sauberen Zielarchitektur rund um Deine Kernsysteme (ERP, Abacus, CRM, Dokumentenmanagement, E-Commerce).

Konzeption und Projektleitung für Software-Schnittstellen (APIs), damit Daten automatisch und fehlerfrei fliessen.

Pragmatische Einführung von Workflow-Automatisierungen und sicheren KI-Anwendungen im Arbeitsalltag.

Schnittstellen-Entwicklung »
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AUFGABE 5

Cyber-Security Governance & Datenschutz (nDSG)

Ruhiger Schlaf für Geschäftsleitung und Verwaltungsrat.

Kontinuierliche Überwachung Deines Sicherheits- und Backup-Status (aufbauend auf unserem IT-Audit für KMU).

Sicherstellung und Pflege der technischen und organisatorischen Massnahmen gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG).

Notfallplanung (Business Continuity) und regelmässige Kontrolle, ob Backups und Zugriffsrechte im Ernstfall wirklich funktionieren.

Unabhängiges IT-Audit für KMU »
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AUFGABE 6

Sparring für Geschäftsleitung, VR & internes Team

Dein Übersetzer zwischen Business und Technologie.

Teilnahme an Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratssitzungen bei IT- und Digitalisierungsthemen.

Fachliche Führung und Weiterentwicklung Deiner internen IT-Koordinatoren oder Systemadministratoren.

Sofortige Ansprechperson auf Senior-Level, wenn dringende Entscheidungen oder kritische Vorfälle anstehen.

Modell-Vergleich für KMU

Warum «CTO as a Service» für KMU zwischen 15 und 150 Mitarbeitenden der wirtschaftlichste Weg ist

Kriterium
Eigener Vollzeit-CTO / IT-Leiter
Betreuung nur durch IT-Systemhaus
Unser CTO as a Service · Empfehlung
Jährliche Kosten
CHF 180'000.- bis 240'000.- (inkl. Sozialleistungen, Bonus, Weiterbildung)
Scheinbar günstig, aber oft 20–30 % versteckte Mehrkosten durch Überverkauf
Ab CHF 21'600.- / Jahr (ab CHF 1'800.- / Monat, exakt nach Bedarf)
Unabhängigkeit
✓ Hoch (arbeitet für Dein KMU)
✗ Interessenkonflikt: Verkauft eigene Produkte, Lizenzen und Technikerstunden
✓ 100 % unabhängig: Prüft Angebote neutral in Deinem Auftrag
Auslastung im KMU
Oft für Strategie überqualifiziert, verzettelt sich im Alltag im User-Support
Fokus liegt auf Support-Tickets und Server-Wartung, kaum auf Business-Prozessen
100 % Fokus auf Führung, Strategie, Projekte & Kostenkontrolle
Breite der Expertise
Einzelperson mit Stärken in 1–2 Gebieten
Kennt primär das eigene Standard-Portfolio
Erfahrung aus Dutzenden Schweizer KMU-Projekten (Security, Cloud, ERP/Abacus, KI)
Verfügbarkeit & Risiko
3–6 Monate Rekrutierungszeit, Kündigungs- und Ausfallrisiko
Wechsel oft mühsam wegen fehlender Dokumentation
Start innerhalb von 1–2 Wochen, monatlich anpassbar, kein Kopfmonopol
Strukturierte Zusammenarbeit

Wie sich Dein externer CTO nahtlos in Dein Unternehmen integriert

1
Monat 1

Standortbestimmung & Quick Wins

Falls wir noch kein IT-Audit bei Dir durchgeführt haben, starten wir mit einer kompakten Bestandsaufnahme Deiner Infrastruktur, Verträge, Kosten und Schmerzpunkte. Wir schliessen sofortige Sicherheitslücken und stoppen unnötige Lizenzkosten.

2
Monat 2

Zielbild, IT-Budget & 12-Monats-Roadmap

Gemeinsam mit der Geschäftsleitung definieren wir, wohin sich Dein Unternehmen entwickelt und was die IT dafür leisten muss. Du erhältst eine priorisierte Jahres-Roadmap und ein verlässliches IT-Budget ohne Überraschungen.

3
Ab Monat 2/3

Laufende Steuerung & Projektführung

In einem festen Rhythmus (z. B. zweiwöchentlicher Regeltermin + direkte Erreichbarkeit) übernehmen wir das Steuer: Wir führen Deine externen IT-Partner, prüfen Offerten, leiten laufende Projekte (wie Cloud-Migrationen oder Schnittstellen- & Abacus-Automatisierungen) und entlasten die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft.

4
Alle 3 Monate

Quartals-Review & Management-Reporting

Einmal pro Quartal präsentieren wir der Geschäftsleitung (und bei Bedarf dem Verwaltungsrat) den aktuellen Stand im Ampel-Cockpit: Security-Status, Projektfortschritt, SLA-Einhaltung der Lieferanten und Budget-Treue.

Kalkulierbare Monatspauschalen

Unsere CTO-as-a-Service-Pakete: So viel IT-Führung, wie Dein KMU wirklich braucht

Du gehst keine jahrelange Verpflichtung ein. Unsere Mandate lassen sich flexibel an Deine Projektphasen anpassen, zum Beispiel intensiver während einer ERP-/Cloud-Umstellung und schlanker im anschliessenden Regelbetrieb.

BASIS-MANDAT

CTO Sparring & Beirat

KMU (ca. 15–35 Mitarbeitende) mit stabiler Basis, die unabhängige Kontrolle & Strategie suchen

CHF 1'800.- bis 2'400.- / Mt.
ca. 1 Tag pro Monat (8–10 Std.)
Strategie & Jahres-Roadmap
✓ Jährliche Roadmap & Quartals-Update
IT-Budgetierung & Offerte-Prüfung
✓ Prüfung aller IT-Offerten & Jahresbudget
Steuerung externer IT-Partner
✓ Quartals-Gespräche & Eskalationsinstanz
Projektleitung (ERP, Abacus, Cloud, KI)
Beratend im Hintergrund
Security- & nDSG-Aufsicht
✓ Halbjährlicher Governance-Check
Präsenz & Reaktionszeit
Monatlicher Call + Vor-Ort-Quartalstermin
Sparring-Mandat anfragen
Bestseller für KMU (25–100 MA)
EMPFOHLEN

Active Fractional CTO

Wachsende KMU (ca. 25–100 Mitarbeitende) mit laufenden IT-, Schnittstellen- & Digitalisierungsprojekten

CHF 3'600.- bis 6'400.- / Mt.
ca. 2 bis 4 Tage pro Monat (16–32 Std.)
Strategie & Jahres-Roadmap
✓ Laufende Steuerung & Weiterentwicklung
IT-Budgetierung & Offerte-Prüfung
✓ Aktives Kosten-, Lizenz- & Vertrags-Controlling
Steuerung externer IT-Partner
✓ Laufende Führung aller Systemhäuser & Agenturen
Projektleitung (ERP, Abacus, Cloud, KI)
✓ Aktive Projektleitung & Architektur-Vorgabe
Security- & nDSG-Aufsicht
✓ Laufendes Security- & Backup-Monitoring
Präsenz & Reaktionszeit
Fester 14-Tage-Rhythmus (vor Ort ZH/WT & remote) + Priority-Zugang
Fractional-CTO-Gespräch buchen
INTENSIV

Interim CTO & Transformation

Grössere KMU (80+ MA) oder intensive Umbruchphasen (ERP-Wechsel, M&A, Anbieterwechsel)

Ab CHF 7'500.- / Mt.
Ab 1 bis 2 Tagen pro Woche (oder nach Bedarf) · individuell
Strategie & Jahres-Roadmap
✓ Umfassende Transformations-Architektur
IT-Budgetierung & Offerte-Prüfung
✓ Vollständiges IT-Finanz- & Einkaufsmanagement
Steuerung externer IT-Partner
✓ Komplette Übernahme der Lieferantensteuerung
Projektleitung (ERP, Abacus, Cloud, KI)
✓ Operative Gesamtprojektleitung vor Ort & remote
Security- & nDSG-Aufsicht
✓ Volle CISO-/CTO-Governance & VR-Reporting
Präsenz & Reaktionszeit
Wöchentliche Präsenz vor Ort im Führungsteam
Transformations-Bedarf besprechen

Alle Preise in CHF exkl. MwSt. Mindestlaufzeit lediglich 3 Monate, danach monatlich anpassbar oder kündbar. Tipp: Viele Kunden starten mit unserem einmaligen 360° IT-Audit zum Fixpreis und entscheiden danach über den passenden Betreuungsumfang.

Excel & PDF
Vorlage
KMU IT-Budget & Roadmap-Planer
Infrastruktur, Cloud, Lizenzen, Security, Support, Schnittstellen/Projekte
Kostenloses Werkzeug für CEO & CFO

Planst Du Dein nächstes IT-Budget noch im Blindflug? Hol Dir unsere Schweizer KMU-Vorlage.

Wie viel darf die IT in einem KMU pro Arbeitsplatz kosten? Welche Posten gehören in ein sauberes IT-Budget, und wie trennst Du Pflicht-Wartung von echten Zukunfts-Investitionen? Lade unsere praxiserprobte Vorlage herunter, mit der wir als externe CTOs die IT-Budgets von Schweizer KMU strukturieren.

Was Du im kostenlosen Download-Paket erhältst:

✓ Strukturierte IT-Budget-Vorlage (Excel & PDF): Alle Kostenblöcke (Infrastruktur, Cloud, Lizenzen, Security, Support, Schnittstellen/Projekte) übersichtlich gegliedert.

✓ Schweizer KMU-Richtwerte (Benchmarks): Orientierungswerte in CHF pro Mitarbeitenden, damit Du sofort siehst, wo Deine Ausgaben aus dem Rahmen fallen.

✓ Selbsttest «Brauchen wir einen externen CTO?»: 10 Fragen für die Geschäftsleitung zur Einordnung Eures aktuellen IT-Reifegrads.

Kein Spam. Du erhältst die Vorlage persönlich per E-Mail. Abmeldung jederzeit mit einem Klick möglich.

Vielen Dank! Wir senden Dir die Vorlage in Kürze persönlich per E-Mail.
Hoppla! Da ist etwas schiefgelaufen. Bitte versuche es nochmals oder schreib uns an info@beebase.ch.
Ergebnisse aus unseren Mandaten

Wie Schweizer KMU von einem externen CTO profitieren

Industrie- & Maschinenbau-KMU
Raum Winterthur · 55 Mitarbeitende
Ausgangslage

Der CFO verwaltete die IT nebenbei. Drei verschiedene Dienstleister (Netzwerk, ERP, Telefonie/Cloud) schoben sich bei Störungen gegenseitig die Schuld zu; eine Offerte über CHF 95'000.- für eine Server-Erneuerung lag zur Unterschrift auf dem Tisch.

Unser Einsatz (2 Tage / Monat)

Als externer CTO übernahmen wir die zentrale Steuerung aller drei Anbieter und prüften die Server-Offerte technisch wie kommerziell.

Ergebnis
CHF 38'000.-
Investitionskosten sofort gespart

Überdimensionierte Hardware-Offerte durch eine moderne Hybrid-Cloud-Architektur ersetzt (CHF 38'000.- Investitionskosten sofort gespart), klare SLAs durchgesetzt und den CFO um rund 20 Stunden pro Monat entlastet.

E-Commerce- & Grosshandelsfirma
Zürich · 32 Mitarbeitende
Ausgangslage

Starkes Wachstum, aber manuelles Chaos zwischen Webshop, Lagerverwaltung und Abacus. Eine externe Agentur arbeitete seit Monaten ohne klaren Fortschritt an einer Schnittstelle.

Unser Einsatz (3 Tage / Monat)

Übernahme der technischen Projektleitung, Neuaufsetzen der Schnittstellen-Architektur und klare Vorgaben an die Entwickler mit zweiwöchentlichen Sprints.

Ergebnis
8 Wochen
bis zum vollautomatischen Datenfluss

Vollautomatischer Datenfluss zwischen Shop, Lager und Abacus innerhalb von 8 Wochen produktiv; Fehlerquote in der Auftragsabwicklung auf fast null gesenkt und zwei geplante administrative Neueinstellungen eingespart.

Dienstleistungsunternehmen mit 3 Standorten
Ostschweiz / Zürich · 85 Mitarbeitende
Ausgangslage

Nach dem Abgang des bisherigen internen IT-Leiters stand die Geschäftsleitung plötzlich ohne technische Führung da, mitten in einer laufenden Microsoft-365- und Security-Umstellung.

Unser Einsatz (Interim-Start mit 1 Tag / Woche, danach 2 Tage / Monat)

Sofortiger Einstieg als Interim-CTO innerhalb von 5 Tagen, Stabilisierung des Projekts und Neuorganisation des externen IT-Supports für das KMU.

Ergebnis
CHF 120'000.-
pro Jahr günstiger als eine Neubesetzung

Statt einer teuren Neubesetzung (Budget: CHF 195'000.-/Jahr) läuft die Kombination aus internem Junior-Koordinator und unserem CTO-as-a-Service-Mandat heute über CHF 120'000.- pro Jahr günstiger, bei höherer strategischer Qualität.

Fragen & Antworten

Häufige Fragen von Geschäftsleitenden zu «CTO as a Service»

Was ist der genaue Unterschied zwischen «CTO as a Service» und klassischem IT-Outsourcing?

Beim klassischen IT-Outsourcing oder IT-Support für KMU übergibst Du den täglichen technischen Betrieb (Helpdesk, PC-Installationen, Server-Wartung) an ein Systemhaus. CTO as a Service (Externer CTO) setzt eine Ebene darüber an: Wir sitzen auf der Seite Deiner Geschäftsleitung, definieren die IT-Strategie, planen das IT-Budget, konzipieren Schnittstellen und kontrollieren, ob Dein IT-Outsourcing-Partner gute Arbeit zu fairen Preisen liefert.

Ab welcher Unternehmensgrösse lohnt sich ein externer CTO?

Erfahrungsgemäss ab rund 15 bis 20 Mitarbeitenden, oder früher, wenn Dein Geschäftsmodell stark von Software, digitalen Prozessen, Schnittstellen (z. B. rund um Abacus, ERP oder E-Commerce) oder hohen Datenschutz-Anforderungen abhängt. Nach oben betreuen wir KMU bis rund 150 Mitarbeitende, bei denen ein eigenes mehrköpfiges IT-Management-Team wirtschaftlich nicht sinnvoll ist.

Wir haben bereits einen internen IT-Verantwortlichen oder Systemadministrator. Macht ein externer CTO trotzdem Sinn?

Ja, gerade diese Kombination ist in KMU extrem erfolgreich. Ein interner Systemadministrator hält im Alltag den Betrieb am Laufen, hat aber selten die Zeit oder die Erfahrung für strategische Architektur-Entscheide, harte Vertragsverhandlungen mit Providern oder komplexe Schnittstellen- und Cloud-Projekte. Als externer CTO coachen und entlasten wir Deinen internen IT-Verantwortlichen und geben ihm einen erfahrenen Sparringspartner.

Wie lange binden wir uns vertraglich bei einem CTO-as-a-Service-Mandat?

Wir glauben an Leistung statt an lange Knebelverträge. Nach einer kurzen Startphase von 3 Monaten (damit wir die Roadmap sauber verankern können) ist das Mandat monatlich flexibel anpassbar oder mit einer Frist von 30 Tagen kündbar. Zudem sorgen wir vom ersten Tag an für eine lückenlose Dokumentation, sodass Du jederzeit zu 100 % unabhängig bleibst.

Seid ihr auch persönlich bei uns vor Ort in Winterthur oder Zürich?

Selbstverständlich. Strategische Führung braucht persönliches Vertrauen. Für Geschäftsleitungs-Termine, Workshops mit Deinem Team oder wichtige Lieferanten-Verhandlungen sind wir im Raum Winterthur, Zürich und der gesamten Deutschschweiz regelmässig persönlich bei Dir vor Ort. Laufende Abstimmungen erledigen wir effizient per Video-Call.

Wie starten wir am besten, wenn wir uns noch nicht sicher sind?

Der sicherste und beliebteste Einstieg ist unser einmaliges IT-Audit für KMU zum Fixpreis. Dabei lernst Du unsere Arbeitsweise risikofrei kennen, erhältst eine komplette Standortbestimmung Deiner IT samt Massnahmenplan und entscheidest erst danach, ob wir Dich bei der Umsetzung als externer CTO begleiten sollen.

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Jetzt unverbindlich kennenlernen

Finden wir in 30 Minuten heraus, wie viel Zeit, Geld und Nerven ein externer CTO Deinem KMU spart

Kein Verkaufsgespräch nach Schema F: In einem unverbindlichen Erstgespräch auf Geschäftsleitungsebene schauen wir uns Deine aktuelle IT-Organisation, Deine laufenden Projekte und Deine grössten Zeitfresser an.

Was Du nach den 30 Minuten klar weisst:
1
Wo in Deiner heutigen IT-Steuerung und IT-Budgetierung das grösste Optimierungspotenzial liegt.
2
Ob für Deine Situation ein einmaliges IT-Audit, ein schlankes Sparring-Mandat (1 Tag/Mt.) oder eine aktive Projektbegleitung sinnvoll ist.
3
Mit welchem genauen monatlichen Kostenrahmen Du rechnen kannst.
Pascal Borner
Pascal Borner
BeeBase GmbH
Archplatz 2, 8400 Winterthur
+41 52 511 79 90info@beebase.ch
Öffnungszeiten: Mo bis Fr, 08:00 bis 17:00 Uhr
Anfahrt: direkt am Bahnhof Winterthur

Kennenlerngespräch mit einem Senior-CTO vereinbaren

Direkter Austausch auf Geschäftsleitungsebene. 100 % vertraulich (auf Wunsch vorab mit NDA).

Vielen Dank für Deine Anfrage. Wir melden uns innerhalb von 1 Arbeitstag bei Dir.
Hoppla! Da ist etwas schiefgelaufen. Bitte versuche es nochmals oder schreib uns an info@beebase.ch.