Für Schweizer Geschäftsführer und IT-Verantwortliche, die die Produktivitätsvorteile von künstlicher Intelligenz nutzen wollen, ohne Geschäftsgeheimnisse oder den Datenschutz zu gefährden. Mit unserer praxiserprobten KI-Richtlinie und einem geschützten Langdock-Workspace schaffst du klare Spielregeln für dein gesamtes Team.
Die BeeBase Kunden-Vorlage & Checkliste zum Download.
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Zertifizierte und auditierte Unternehmenssicherheit mit Langdock
Vollständig konform mit dem Schweizer revDSG und der DSGVO
Vertraglich garantiert kein Training öffentlicher KI mit deinen Firmendaten
Praxiserprobte Vorlage für die Realität im Schweizer Mittelstand
In fast jedem KMU nutzen Mitarbeitende bereits künstliche Intelligenz. Fehlen eine geschützte Plattform und klare Leitplanken, entstehen im Alltag sechs typische Risiken:
Das grösste Sicherheitsrisiko beim KI-Einsatz ist nicht die Technologie selbst, sondern ungesteuerte Nutzung über private Konten und falsch gesetzte interne Zugriffsrechte.
Mitarbeitende kopieren E-Mails, Offerten und Protokolle in kostenlose KI-Tools, um im Tagesgeschäft schneller voranzukommen.
Vertrauliche CRM-Daten, Preise oder HR-Unterlagen landen unkontrolliert auf Servern ausserhalb Europas.
Vertrauliche Dokumente wie Lohnlisten, Finanzberichte oder GL-Protokolle werden in offene KI-Wissensordner gelegt.
Zahlen, Preise oder rechtliche Aussagen werden aus dem KI-Chat übernommen, ohne sie im Originaldokument gegenzuprüfen.
Integrationen zu E-Mail, Kalender oder Cloud-Speicher werden über globale Administratoren-Konten statt persönlich verknüpft.
Juristische Richtlinien verschwinden ungelesen in der Schublade, weil dem Team eine einfache Orientierung für den Alltag fehlt.
Langdock agiert als geschützte Unternehmensschicht zwischen deinem Team und den weltweit führenden KI-Modellen. Statt unkontrollierter Einzel-Abos erhält dein Betrieb eine zentral gesteuerte, datenschutzkonforme Arbeitsumgebung.
Langdock ist nach ISO 27001 zertifiziert und nach SOC 2 Type II auditiert. Im Admin-Bereich werden ausschliesslich EU-gehostete KI-Modelle aktiviert. Ein unterzeichneter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV / DPA) sowie automatische Löschfristen (Data Retention) sichern die volle revDSG- und DSGVO-Konformität.
Unternehmensdaten, Kundendaten und Personendaten werden vertraglich garantiert niemals zum Training von öffentlichen KI-Modellen verwendet. Deine Daten gehören zu jeder Zeit ausschliesslich deinem Unternehmen.
Dein Team arbeitet mit gemeinsamen Assistenten, Projekten und Wissensordnern für Offerten, E-Mails und Auswertungen. Über ein klares Rollen- und Gruppenkonzept arbeiten Geschäftsleitung, HR, Verkauf und Betrieb mit sauber getrennten Berechtigungen.
Eine gute KI-Richtlinie muss auf den ersten Blick verständlich sein. Unsere Kunden-Vorlage regelt den verbindlichen Umgang mit KI im Betrieb über drei Grundregeln und ein dreistufiges Ampelsystem gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und DSGVO.
Für geschäftliche Aufgaben nutzen alle Mitarbeitenden ausschliesslich den freigegebenen Langdock-Workspace des Unternehmens. Kostenlose oder private KI-Konten sind für Geschäftsdaten untersagt.
In geteilte Assistenten, Projekte oder Wissensordner dürfen nur Daten hochgeladen werden, die alle berechtigten Personen dieser Gruppe auch im Originalsystem einsehen dürfen.
KI liefert Entwürfe und Vorschläge. Jedes Ergebnis wird vor der Weiterverwendung oder dem Versand an die Kundschaft von einer Fachperson inhaltlich geprüft.
Öffentliche Inhalte (Website, Broschüren, Marktstudien), allgemeine interne Vorlagen, Handbücher, Checklisten sowie vollständig anonymisierte Daten und Texte.
Ohne Einschränkung in allen Chats, Projekten und geteilten Assistenten im Langdock-Workspace nutzbar.
Kunden- und CRM-Daten, Offerten, Protokolle, interne Finanzzahlen (nur GL/Finanzen) sowie allgemeine HR-Vorlagen, Stellenprofile und Arbeitszeugnis-Entwürfe.
Nur im geschützten Langdock-Workspace und nur in rollenbeschränkten Ordnern oder persönlichen Chats. Bei heiklen HR-Fällen Namen vorab durch Platzhalter ersetzen.
Besonders schützenswerte Personendaten (Arztzeugnisse, Gesundheit, Religion, Politik, Strafregister), Passwörter, API-Schlüssel sowie Daten unter Berufsgeheimnis.
Niemals in Prompts eingeben oder als Datei hochladen. Keine vollautomatischen Personalentscheide durch KI.
Grundregel gegen internes Over-Sharing: «In einen geteilten Assistenten gehören niemals Daten, welche die berechtigten Personen dieser Gruppe nicht auch im Originalsystem einsehen dürfen.»
Damit innerhalb der eigenen Firma keine vertraulichen Informationen über geteilte KI-Assistenten sichtbar werden, gibt unsere Richtlinie fünf klare Regeln vor:
Personalakten, Lohnlisten, Finanzberichte und Geschäftsleitungsprotokolle dürfen niemals in einen Wissensordner gelegt werden, der für das gesamte Unternehmen freigegeben ist.
Wer einen neuen Assistenten oder Wissensordner anlegt, definiert vor dem Hochladen von Dokumenten, welche Benutzergruppe Zugriff erhält.
Schnittstellen zu Umsystemen (E-Mail, Kalender, Cloud-Speicher, CRM) werden mit dem persönlichen Benutzerkonto verbunden, nicht über einen globalen Administrator-Zugang.
Beim Formulieren von Kündigungen, Abmahnungen oder Konfliktgesprächen werden Klarnamen vor der Eingabe durch neutrale Bezeichnungen wie «Mitarbeiter A» ersetzt.
Zahlen, Preise und rechtliche Aussagen sind immer im Originaldokument gegenzuprüfen. Werden versehentlich rote Daten eingegeben, wird der Chat sofort gelöscht und die verantwortliche Stelle informiert.
Vor der Freigabe des Langdock-Workspaces für die Mitarbeitenden stellt die Geschäftsleitung gemeinsam mit der BeeBase GmbH diese fünf Punkte sicher:
Der Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit Langdock ist unterzeichnet und im Datenschutz-Ordner abgelegt.
Im Admin-Bereich sind nur Modelle freigeschaltet, die in der EU betrieben werden und dem Schweizer revDSG entsprechen.
Geschäftsleitung, HR, Verkauf und Betrieb arbeiten mit getrennten Berechtigungen für Agenten und Wissensordner.
Die automatische Löschfrist für alte Chatverläufe ist gemäss den internen Vorgaben konfiguriert.
Das Team kennt die Daten-Ampel und weiss, wer im Betrieb bei Fragen als interne Ansprechperson für KI und Datenschutz dient.
Dienstleistungs- und Handelsunternehmen im Raum Zürich, 35 Mitarbeitende. Einzelne Teams nutzten bereits private KI-Konten für Kundenmails und Auswertungen. Die Geschäftsleitung wollte die Zeitersparnis von KI im ganzen Betrieb nutzen, forderte aber eine 100% revDSG-konforme Lösung ohne Risiko für Kundendaten und HR-Dokumente.
Einrichtung eines geschützten Langdock-Workspaces mit reinem EU-Hosting, unterzeichnetem AVV und sauber getrennten Gruppenrechten für Geschäftsleitung, HR, Verkauf und Betrieb. Einführung der BeeBase KI-Richtlinie inkl. Daten-Ampel und 90-minütiger Praxisschulung. Resultat: Vollständige Ablösung der Schatten-KI und über 100 Stunden monatliche Zeitersparnis bei voller Datensouveränität.
Als dein persönlicher IT- und KI-Partner in Winterthur und der Region Zürich unterstützen wir dich dabei, Langdock und deine KI-Richtlinie sauber und rechtssicher einzuführen. Vereinbare jetzt dein unverbindliches Erstgespräch mit Pascal Borner.
Danke für Deine Anfrage! Ich melde mich schnellstmöglich bei Dir für eine Terminvereinbarung. Pascal Borner
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