Die meisten KMU wählen ihr CRM falsch und merken es erst, wenn Prozesse chaotisch werden und Leads verloren gehen. In diesem Video vergleicht Pascal die drei bewährtesten CRM-Systeme für Schweizer KMU und zeigt anhand von Praxisbeispielen, wo die Stärken und Grenzen liegen.
Die meisten KMU wählen ihr CRM falsch und merken es erst, wenn Prozesse chaotisch werden, Leads verloren gehen oder das Wachstum ausgebremst wird. In der Betreuung von dutzenden Schweizer KMU zwischen 10 und 150 Mitarbeitenden, von Energieunternehmen bis zu Immobilienfirmen, zeigen sich immer wieder dieselben Fehler. Zuerst muss ein Mythos weg: Es gibt schlicht nicht das eine CRM, das für jedes Unternehmen passt. Die richtige Wahl hängt immer stark vom Geschäftsmodell, von den täglichen Prozessen und von der Wachstumsphase ab. Drei Systeme haben sich in der Praxis bewährt: Pipedrive, HubSpot und Microsoft Dynamics 365.
Pipedrive ist die Geheimwaffe für Vertriebsteams in Unternehmen mit 1 bis 50 Mitarbeitenden. Es konzentriert sich absolut aufs Wesentliche, bietet eine sehr visuelle Oberfläche, ist einfach zu erlernen und stellt Deals übersichtlich als Kanban dar. Jede und jeder sieht direkt, welche Aktion als Nächstes ansteht.
Ein Beispiel aus der Praxis: Eine Schreinerei mit acht Mitarbeitenden arbeitete vor Pipedrive komplett über Outlook, OneDrive und OneNote. Informationen zu Kundinnen und Kunden waren verstreut, Leads gingen vergessen und Deals wurden zu wenig nachgefasst. Nach gerade einmal zwei Wochen beherrschte das ganze Team das Tool. Aktivitäten wie E-Mails, Telefonate oder Notizen wurden direkt am Deal dokumentiert. Aus Chaos wurde Übersicht und das Team konnte sich wieder auf die Arbeit mit der Kundschaft fokussieren.
Die Grenzen liegen in der Komplexität. Sobald Prozesse komplexer werden, du tiefe Marketing-Automatisierung brauchst, ein Ticketing-System für den Kundenservice ans CRM binden willst oder komplexe Freigabeprozesse für Offerten abbilden musst, wird es mit Pipedrive schwierig. Bei den Kosten ist Pipedrive dagegen sehr attraktiv, sowohl bei Einführung und Schulung als auch bei den Lizenzen. Zu beachten: Lizenzen werden pro Mitarbeitenden bestellt, Volumenlizenzen gibt es nicht.
HubSpot ist der Meister für Unternehmen, bei denen Marketing und Vertrieb eng zusammenarbeiten. Der grösste Vorteil ist die Verschmelzung beider Bereiche. Bestellt jemand über die Website ein Whitepaper, sieht der Vertrieb sofort, wo diese Person steht, und die nächste Aktivität ist bereits terminiert. Dazu kommen starke Automatisierungen über Workflows und gute Auswertungsmöglichkeiten.
Ein Praxisbeispiel: Eine Firma mit rund 45 Mitarbeitenden arbeitete mit getrennten Verkaufs- und Marketingteams. Das Marketing beschaffte Leads und übergab sie an den Vertrieb, aber die Metadaten kamen nicht mit. Der Verkauf wusste nicht, woher ein Lead kam, welche Informationen er bereits erhalten hatte und ob überhaupt echtes Interesse bestand. Mit HubSpot wurde diese Lücke geschlossen. Das Marketing versorgt Leads mit Infomaterial und übergibt sie, sobald sie warm oder heiss sind. Der Vertrieb kann direkt Offerten stellen. Das Ergebnis war messbar mehr Umsatz und deutlich zufriedenere Mitarbeitende.
Die Grenzen: HubSpot ist schulungsintensiv und die Lizenzkosten liegen deutlich über Pipedrive, ebenso der Aufwand für die Einführung. Zudem braucht HubSpot eine klare strategische Führung. Wenn niemand im Team die Verantwortung für das System übernimmt und die Weiterentwicklung mitträgt, ist ein einfacheres CRM die bessere Wahl. Für Firmen zwischen 10 und 100 Mitarbeitenden, deren Erfolg stark vom Zusammenspiel von Marketing und Sales abhängt, ist HubSpot dagegen ein echter Wachstumstreiber.
Microsoft Dynamics 365 empfiehlt sich für Unternehmen ab rund 100 bis 250 Mitarbeitenden mit sehr komplexen Prozessen und dem Bedürfnis nach Eigenentwicklungen. Nach oben gibt es praktisch keine Limite. Die Stärke ist die nahtlose Erweiterung des Microsoft-Ökosystems: Wer mit Windows, Teams, Outlook, OneDrive und SharePoint arbeitet, bekommt ein durchgängiges System, das sich mit Business Central auch als ERP verbinden lässt.
Ein Praxisbeispiel: Ein Energieunternehmen mit rund 130 Mitarbeitenden betreut sehr unterschiedliche Kundengruppen, von Einfamilienhausbesitzenden über Verwaltungen bis zu grossen Eigentümern industrieller Überbauungen. Ein einfaches CRM war hier längst am Anschlag. Mit Dynamics läuft heute alles von der ersten Anfrage bis zur monatlichen Verrechnung durchgängig. Auch strenge Datenschutzvorgaben und die saubere Trennung zwischen Mandanten sind damit lösbar, sodass beispielsweise das Marketing nicht auf bestimmte Daten zugreifen kann.
Die Grenzen liegen auf der Hand: hohe Kosten für Einführung, Wartung und Lizenzen. Dynamics führst du nicht in wenigen Tagen ein. Du brauchst einen qualifizierten IT-Partner, der die Prozesse mit dir strukturiert, das System konfiguriert und dein Team schult. Rechne mit Monaten statt Tagen. Dafür erhältst du ein System, das Skalierung, Stabilität und Profitabilität über Jahrzehnte trägt.
Es geht nicht darum, welches CRM auf dem Papier am besten aussieht, die meisten Funktionen bietet oder am günstigsten ist. Es geht darum, welches System am besten zu deinem Unternehmen, deiner Wachstumsphase und deiner strategischen Ausrichtung passt. Die meisten Fehler passieren nicht bei einzelnen Funktionen, sondern bei der Entscheidung für das Gesamtsystem, das dich die nächsten 10 bis 20 Jahre begleitet.
Merkst du zu spät, dass das System nicht passt, ist oft bereits ein fünf- oder sechsstelliger Betrag investiert, Mitarbeitende bauen Workarounds und landen wieder in der alten Excel-Tabelle. Ein passendes CRM sorgt dafür, dass der Vertrieb rund läuft, alle jederzeit wissen, auf welcher Grundlage gearbeitet wird, und du in den Auswertungen permanent siehst, wo dein Unternehmen steht.
Wir schauen deine Ausgangslage an und sagen dir, was sich lohnt und was nicht. Ohne Verpflichtung.