SharePoint, Teams & Server: Warum niemand eure Dateien findet

Wie das Ablagechaos entsteht

In den meisten Firmen gibt es nicht nur eine Dateiablage, sondern gleich mehrere, die im Lauf der Zeit beiläufig entstanden sind. Mal ein Netzlaufwerk, dann SharePoint, dazu Teams, ausserdem E-Mail-Anhänge im Posteingang oder im Archiv. Jede Ablage ist irgendwann aus einem bestimmten Grund entstanden, aber aufgeräumt wird nie, weil es keine klare Ablagelogik gibt. Jede Person legt Dateien so ab, wie sie es für richtig hält, nach Kunde, nach Jahr, nach Projekt oder nach Mitarbeitendem. Dazu kommen Kopien, und schon existieren zwei Versionen eines Dokuments, ohne dass klar ist, welche aktuell ist. Bei Verträgen, Offerten oder Preislisten wird das schnell zum echten Geschäftsrisiko. Häufig sind unterschiedliche Migrationen oder neue Mitarbeitende mit anderen Gewohnheiten der Auslöser. Das ist kein Disziplinproblem, sondern schlicht fehlende Struktur.

Was fehlende Informationen im Arbeitsalltag kosten

Eine Studie aus dem Jahr 2015 hat 12'000 Wissensmitarbeitende befragt. Rund ein Viertel der Arbeitszeit geht demnach für die Suche nach Informationen drauf. 40 Prozent der Befragten geben an, dass ihre Arbeit dadurch regelmässig blockiert wird, und weitere 40 Prozent erfinden regelmässig etwas neu, das im Unternehmen eigentlich schon existiert. Bei 20 Mitarbeitenden, die je zwei Stunden pro Woche mit Suchen verbringen, kommen schnell 40 Arbeitsstunden pro Woche zusammen, multipliziert mit dem eigenen Stundensatz. Dazu kommen Folgekosten durch doppelte Dokumentversionen oder falsche Preislisten. Diese Stunden bezahlt ein Unternehmen ohnehin jeden Monat, die Frage ist nur, ob schleichend über die Zeit oder einmalig durch eine Bereinigung.

Warum KI und Copilot das Problem verstärken können

Werkzeuge wie Microsoft Copilot erfinden keine neue Struktur, sondern greifen auf die bestehende Ablage zu. Das bedeutet: Je nach Zugriff liefert die KI unterschiedliche Antworten, ohne dass dies auf den ersten Blick auffällt. Früher hat man beim Öffnen eines Dokuments vielleicht noch gemerkt, dass es seit zwei Jahren nicht bearbeitet wurde. Bei einer KI-Antwort fällt das nicht mehr auf. Das führt oft dazu, dass Nutzende unzufrieden mit dem Output sind, ohne den eigentlichen Grund zu erkennen, nämlich die unstrukturierte Ablage. Eine klare Struktur ist deshalb die Voraussetzung, um wirklich Mehrwert aus KI zu holen. Ebenso wichtig ist der Zusammenhang mit Berechtigungen: KI zeigt jeder Person das, was sie ohnehin darf zu sehen, was in der Praxis oft deutlich zu viel ist.

Die Dateiablage in vier Schritten aufräumen

Aufräumen muss kein Jahresprojekt sein, es braucht nur die richtige Reihenfolge. Schritt eins: Struktur zuerst überlegen, bevor die erste Datei verschoben wird, meist gegliedert nach Abteilung, darunter Kunde oder Projekt, aber nicht zu tief verschachtelt. Schritt zwei: Ab heute nach vorne arbeiten, das heisst ein fixer Stichtag wird festgelegt, ab dem alles Neue in der neuen Struktur abgelegt wird, während alte Daten vorerst in einen Archivordner wandern. Schritt drei: Die wirklich wichtigen Dokumente wie Vorlagen oder Preislisten gezielt in die neue Struktur kopieren, das macht bereits den grössten Teil des Nutzens aus. Schritt vier: Eine Person und einen Termin definieren, die dafür verantwortlich ist, dass die Struktur eingehalten wird und bei Bedarf wieder zurückgeführt wird. So bleibt das Tagesgeschäft funktionsfähig, während die Ablage Schritt für Schritt in Ordnung kommt.