Fast jedes KMU hat dieses eine alte System, das längst ersetzt werden müsste, aber niemand anfasst. Pascal zeigt dir, woran du ein solches System erkennst, wie viel es dich wirklich kostet und wie du es im laufenden Betrieb sicher ablöst.
Fast jedes KMU, das seit mehreren Jahren besteht, hat dieses eine Tool, das eigentlich längst abgelöst werden müsste. Es gibt vier typische Merkmale, an denen du ein solches System erkennst. Erstens: Daten lassen sich nur mühsam per CSV- oder Excel-Export in andere Systeme übertragen, weil eine echte Schnittstelle fehlt. Zweitens: Das gesamte Wissen über das System hängt an einer einzigen Person. Fällt sie aus, etwa durch Krankheit oder Ferien, gerät der Betrieb ins Stocken. Drittens: Das System läuft unbemerkt im Hintergrund, oft auf einem alten Server im Keller mit veralteter Software, was zusätzlich ein Cybersicherheitsrisiko darstellt. Viertens, und das ist das deutlichste Warnsignal: Der Hersteller bietet keinen Support mehr an oder existiert gar nicht mehr. Der wichtigste Hinweis überhaupt ist aber oft ein Satz, den du im eigenen Unternehmen schon gehört hast: «Das geht mit System XY sowieso nicht.»
Die entscheidende Zahl betrifft das Verhältnis zwischen reinem Unterhalt und echter Weiterentwicklung. Bei vielen Schweizer KMU fliessen 60 bis 70 Prozent des IT-Budgets allein in Wartung, also schlicht dafür, dass alles weiterläuft. Bei stark gewachsenen Betrieben mit viel Altlast kann dieser Anteil sogar auf 70 bis 90 Prozent steigen. Analysen von McKinsey und Gartner beziffern den Anteil des Budgets, der allein durch sogenannte technische Schulden gebunden wird, je nach Studie auf 20 bis 40 Prozent, in Extremfällen bis zu 80 Prozent. Was am Ende für echten Fortschritt übrig bleibt, liegt realistisch bei 10 bis 30 Prozent, bei stark veralteten Systemen praktisch bei null. Dazu kommen versteckte Kosten, die in keiner IT-Rechnung auftauchen: doppelte Datenerfassung, Fehler bei manuellen Übertragungen und Projekte, die sich mit dem alten System schlicht nicht umsetzen lassen.
Obwohl die Rechnung eindeutig ist, bleibt das alte System meist trotzdem im Einsatz. Es gibt dafür drei typische Gründe. Der erste ist die Angst vor Stillstand: Ein langsames System, das immerhin noch läuft, wirkt sicherer als ein Systemwechsel mit ungewissem Ausgang. Der zweite Grund ist die fehlende Dokumentation: Niemand weiss mehr genau, wie das System funktioniert oder welche Sonderfälle es abdeckt, und eine seriöse Schätzung für ein neues System wird dadurch fast unmöglich. Der dritte und oft grösste Grund ist eine falsche Rechnung: Man vergleicht die laufenden Kosten der alten Lösung mit den einmaligen Entwicklungskosten der neuen und unterschätzt dabei systematisch, wie viel das alte System jeden Monat tatsächlich verbrennt. Ein veraltetes System wird über die Zeit nicht stabiler, sondern zunehmend fragiler, bis ein Ereignis wie ein Serverausfall den Wechsel erzwingt und dann tatsächlicher Stillstand entsteht.
Die Frage ist nicht, ob ein System irgendwann abgelöst wird, sondern ob du den Zeitpunkt selbst bestimmst oder dazu gezwungen wirst. Für die Ablösung im laufenden Betrieb gibt es vier Schritte. Erstens: Dokumentieren statt planen. Bevor ein neues ERP, CRM oder sonstiges Tool angeschafft wird, wird festgehalten, was das neue System können muss, welche Sonderfälle im eigenen Betrieb bestehen und welche Wünsche das Team hat. Zweitens: Entkoppeln statt ersetzen. Meist müssen nicht alle Funktionen gleichzeitig weg, sondern nur die zwei oder drei, die den eigentlichen Engpass verursachen. Werden diese isoliert, sinkt der Druck sofort. Drittens: Datenübernahme früh einplanen. Sie gehört an den Anfang des Projekts, nicht ans Ende, denn Daten lassen sich selten einfach unverändert übernehmen. Viertens: Parallelbetrieb statt Big Bang. Beide Systeme laufen bis zu einem fixierten Enddatum parallel, danach wird das alte System vollständig abgeschaltet. So gewöhnt sich das Team schrittweise an das neue System, ohne dass der laufende Betrieb ins Stocken gerät.
Ein veraltetes System zeigt sich meist an vier typischen Merkmalen. Erstens lassen sich Daten nur mühsam per CSV- oder Excel-Export in andere Systeme übertragen, weil eine echte Schnittstelle fehlt. Zweitens hängt das gesamte Wissen über das System an einer einzigen Person, die bei Ausfall sofort zum Engpass wird. Drittens läuft das System oft unbemerkt auf alter Infrastruktur, etwa einem alten Server mit veralteter Software, was zusätzlich ein Sicherheitsrisiko darstellt. Viertens bietet der Hersteller keinen Support mehr an oder existiert gar nicht mehr. Der deutlichste Hinweis im Alltag ist oft ein Satz wie «Das geht mit unserem System sowieso nicht», wenn er im Betrieb regelmässig fällt. BeeBase hilft KMU, solche Altsysteme zu identifizieren und einen sicheren Ablöseweg zu planen.
Ausführliche Antwort im FAQBei vielen Schweizer KMU fliessen 60 bis 70 Prozent des IT-Budgets allein in Wartung und Unterhalt, also schlicht dafür, dass bestehende Systeme weiterlaufen. Bei stark gewachsenen Betrieben mit viel Altlast kann dieser Anteil sogar auf 70 bis 90 Prozent steigen. Analysen von McKinsey und Gartner beziffern den Anteil, der allein durch sogenannte technische Schulden gebunden wird, je nach Studie auf 20 bis 40 Prozent, in Extremfällen bis zu 80 Prozent. Was am Ende für echte Weiterentwicklung übrig bleibt, liegt realistisch bei 10 bis 30 Prozent, bei stark veralteten Systemen praktisch bei null. Dazu kommen versteckte Kosten, die in keiner IT-Rechnung auftauchen, etwa doppelte Datenerfassung, Übertragungsfehler und Projekte, die sich mit dem alten System gar nicht umsetzen lassen. BeeBase unterstützt KMU dabei, dieses Verhältnis sichtbar zu machen und gezielt zu verbessern.
Ausführliche Antwort im FAQEin veraltetes System lässt sich in vier Schritten sicher ablösen, ohne dass der Betrieb stillsteht. Erstens: Dokumentieren statt sofort planen. Vor der Anschaffung wird festgehalten, was das neue System können muss, welche Sonderfälle im eigenen Betrieb bestehen und welche Wünsche das Team hat. Zweitens: Entkoppeln statt komplett ersetzen. Meist verursachen nur zwei oder drei Funktionen den eigentlichen Engpass, werden diese isoliert und ersetzt, sinkt der Druck sofort. Drittens: Die Datenübernahme früh einplanen, denn sie gehört an den Anfang des Projekts und nicht ans Ende, weil sich Daten selten unverändert übernehmen lassen. Viertens: Parallelbetrieb statt Big Bang. Beide Systeme laufen bis zu einem fixierten Enddatum parallel, danach wird das alte System vollständig abgeschaltet. So gewöhnt sich das Team schrittweise an das neue System, während der laufende Betrieb gesichert bleibt. BeeBase begleitet KMU durch genau diesen strukturierten Ablöseprozess.
Ausführliche Antwort im FAQWir schauen deine Ausgangslage an und sagen dir, was sich lohnt und was nicht. Ohne Verpflichtung.