Automatisierung im Unternehmen: Was lohnt sich wirklich?

Warum viele Unternehmen das Falsche automatisieren

Im Alltag geschieht es immer wieder: Ein Teammitglied kopiert Woche für Woche Bestelldaten manuell vom Onlineshop in die Buchhaltung, Zeile für Zeile. Niemand hinterfragt den Ablauf, weil er schon seit Jahren so gelebt wird. Wenn dann das Thema Automatisierung auf den Tisch kommt, stürzen sich viele Firmen spontan auf jene Abläufe, über die sich das Team gerade am lautesten beklagt.

Wie stark ein Prozess nervt, entscheidet jedoch nicht darüber, ob sich eine Automatisierung wirtschaftlich auszahlt. Die wirklich teuren Zeitfresser laufen meist unbemerkt im Hintergrund. Schweizer Studien zeigen, dass administrative Routineaufgaben in KMU bis zu 10 % der gesamten Arbeitskosten binden können. Die entscheidende Frage lautet daher nicht: Was nervt am meisten? Sondern: Was kostet das Unternehmen über das gesamte Jahr gerechnet am meisten Geld?

Die 5 Kriterien für lohnende Automatisierungen

Um festzustellen, ob sich ein Ablauf für eine Automatisierung eignet, haben sich fünf klare Kriterien bewährt:

• Wiederholung: Der Prozess findet regelmässig statt (täglich, wöchentlich oder monatlich) und folgt jedes Mal demselben Muster.
• Klare Regeln: Der Ablauf lässt sich in einer klaren «Wenn-dann»-Logik abbilden. Prozesse, die auf ständig wechselnden persönlichen Einschätzungen oder Bauchgefühl beruhen, eignen sich nicht für die klassische Automatisierung.
• Digitale Datenbasis: Die benötigten Daten liegen bereits digital vor (etwa als PDF auf SharePoint, in E-Mails oder im CRM) und müssen nicht erst von physischen Notizzetteln abgetippt werden.
• Spürbarer Zeitaufwand: Es handelt sich nicht um eine einmalige 30-Sekunden-Aufgabe, sondern um einen wiederkehrenden Aufwand, der sich über das Jahr zu einem beträchtlichen Stundenvolumen summiert.
• Fehleranfälligkeit: Bei manuellen Copy-Paste-Aufgaben schleichen sich zwangsläufig Fehler ein. Eine falsche Rechnung oder ein fehlerhafter Datensatz verursacht in der Nachbearbeitung oft mehr Kosten als die eigentliche Eingabezeit.

Den ROI einer Automatisierung sauber berechnen

Um die Wirtschaftlichkeit zu prüfen, braucht es kein komplexes Controlling-Studium, sondern drei konkrete Kennzahlen:

1. Jährlicher Zeitaufwand: Wie viele Stunden bindet der manuelle Ablauf pro Jahr (Dauer pro Durchlauf multipliziert mit der jährlichen Frequenz)?
2. Interne Stundensätze: Was kostet eine Arbeitsstunde das Unternehmen effektiv (Vollkosten inklusive Lohnnebenkosten, nicht nur der Nettolohn)? Multipliziert mit den jährlichen Stunden ergibt sich das jährliche Einsparpotenzial.
3. Gesamtkosten der Automatisierung: Einmalige Einrichtungskosten plus wiederkehrende Kosten für Softwarelizenzen, Hosting und Betreuung.

Ein Rechenbeispiel aus der Praxis: Ein Ablauf beansprucht dreimal wöchentlich je 30 Minuten, also rund 70 Stunden im Jahr. Bei einem internen Stundensatz von CHF 60.– bindet diese manuelle Aufgabe rund CHF 4'200.– pro Jahr. Betragen die einmaligen Implementierungskosten CHF 4'000.– und die jährlichen Lizenz- sowie Wartungskosten CHF 600.–, spart das Unternehmen bereits ab dem zweiten Betriebsjahr jährlich über CHF 3'500.– an reiner Arbeitszeit ein.

Die versteckten Kosten: Laufende Betreuung und Monitoring

Viele Unternehmen kalkulieren lediglich die Softwarelizenz gegen die eingesparte Arbeitszeit. Digitale Systeme sind jedoch keine Maschinen, die man einmal anstellt und für die nächsten zwanzig Jahre vergisst. Schnittstellen ändern sich, Sicherheitsupdates werden eingespielt und Cloud-Systeme entwickeln sich weiter.

Ohne laufendes Monitoring und definierte Betreuung laufen fehlerhafte Automatisierungen oft wochenlang unbemerkt im Hintergrund, bis sich Kundschaft beschwert. Eine realistische Wirtschaftlichkeitsrechnung bezieht daher die laufende Wartung von vornherein ein.

Ebenso gilt ein zentraler Grundsatz: Niemals einen Prozess automatisieren, der in sich unlogisch oder kaputt ist. Wer einen umständlichen Prozess mit überflüssigen Genehmigungsschleifen automatisiert, erhält lediglich einen schnellen, ineffizienten Prozess. Vor jeder Automatisierung steht immer die Bereinigung des Ablaufs.