Viele Unternehmen automatisieren Prozesse, die im Alltag nerven, statt jene, die sich betriebswirtschaftlich wirklich rechnen. In diesem Video zeigt Pascal, mit welchen fünf Kriterien du lohnenswerte Automatisierungspotenziale identifizierst und wie du den Return on Investment sauber kalkulierst. Zudem erfährst du, welche laufenden Kosten fast immer vergessen gehen.
Im Alltag geschieht es immer wieder: Ein Teammitglied kopiert Woche für Woche Bestelldaten manuell vom Onlineshop in die Buchhaltung, Zeile für Zeile. Niemand hinterfragt den Ablauf, weil er schon seit Jahren so gelebt wird. Wenn dann das Thema Automatisierung auf den Tisch kommt, stürzen sich viele Firmen spontan auf jene Abläufe, über die sich das Team gerade am lautesten beklagt.
Wie stark ein Prozess nervt, entscheidet jedoch nicht darüber, ob sich eine Automatisierung wirtschaftlich auszahlt. Die wirklich teuren Zeitfresser laufen meist unbemerkt im Hintergrund. Schweizer Studien zeigen, dass administrative Routineaufgaben in KMU bis zu 10 % der gesamten Arbeitskosten binden können. Die entscheidende Frage lautet daher nicht: Was nervt am meisten? Sondern: Was kostet das Unternehmen über das gesamte Jahr gerechnet am meisten Geld?
Um festzustellen, ob sich ein Ablauf für eine Automatisierung eignet, haben sich fünf klare Kriterien bewährt:
Um die Wirtschaftlichkeit zu prüfen, braucht es kein komplexes Controlling-Studium, sondern drei konkrete Kennzahlen:
Ein Rechenbeispiel aus der Praxis: Ein Ablauf beansprucht dreimal wöchentlich je 30 Minuten, also rund 70 Stunden im Jahr. Bei einem internen Stundensatz von CHF 60.– bindet diese manuelle Aufgabe rund CHF 4'200.– pro Jahr. Betragen die einmaligen Implementierungskosten CHF 4'000.– und die jährlichen Lizenz- sowie Wartungskosten CHF 600.–, spart das Unternehmen bereits ab dem zweiten Betriebsjahr jährlich über CHF 3'500.– an reiner Arbeitszeit ein.
Viele Unternehmen kalkulieren lediglich die Softwarelizenz gegen die eingesparte Arbeitszeit. Digitale Systeme sind jedoch keine Maschinen, die man einmal anstellt und für die nächsten zwanzig Jahre vergisst. Schnittstellen ändern sich, Sicherheitsupdates werden eingespielt und Cloud-Systeme entwickeln sich weiter.
Ohne laufendes Monitoring und definierte Betreuung laufen fehlerhafte Automatisierungen oft wochenlang unbemerkt im Hintergrund, bis sich Kundschaft beschwert. Eine realistische Wirtschaftlichkeitsrechnung bezieht daher die laufende Wartung von vornherein ein.
Ebenso gilt ein zentraler Grundsatz: Niemals einen Prozess automatisieren, der in sich unlogisch oder kaputt ist. Wer einen umständlichen Prozess mit überflüssigen Genehmigungsschleifen automatisiert, erhält lediglich einen schnellen, ineffizienten Prozess. Vor jeder Automatisierung steht immer die Bereinigung des Ablaufs.
Nicht jeder manuelle Ablauf sollte sofort automatisiert werden. Ein Prozess eignet sich besonders dann, wenn er fünf Bedingungen erfüllt: Er wiederholt sich regelmässig, folgt einer eindeutigen «Wenn-dann»-Logik ohne Ermessensentscheidungen und greift auf bereits digital vorhandene Daten zu. Zudem muss der zeitliche Aufwand über das Jahr gerechnet ein spürbares Volumen ausmachen, bei dem manuelle Routinearbeit oder Übertragungsfehler das Unternehmen reales Geld kosten. Wichtig ist ausserdem, den Ablauf vorab kritisch zu prüfen: Ein unlogischer oder überdimensionierter Prozess muss zuerst verschlankt werden, bevor er automatisiert wird. BeeBase analysiert gemeinsam mit dir eure Geschäftsprozesse und deckt auf, an welchen Stellen sich eine Automatisierung tatsächlich rechnet.
Ausführliche Antwort im FAQDie Berechnung des Return on Investment für eine Automatisierung basiert auf drei Kerngrössen. Zuerst ermittelst du die Zeitersparnis: Dauer des manuellen Ablaufs multipliziert mit der jährlichen Häufigkeit. Diese Stundenzahl wird mit dem internen Vollkosten-Stundensatz der beteiligten Mitarbeitenden verrechnet, um den jährlichen finanziellen Nutzen zu beziffern. Dem gegenüber stehen die Gesamtkosten der Automatisierung: die einmalige Konzeption und technische Umsetzung sowie die wiederkehrenden Kosten für Lizenzen und Infrastruktur. Entscheidend ist, auch die laufende Systembetreuung und das Monitoring einzurechnen, da sich Schnittstellen und Cloud-Dienste im Zeitverlauf verändern. BeeBase unterstützt Schweizer KMU bei der exakten Kosten-Nutzen-Rechnung und setzt Automatisierungen verlässlich um.
Ausführliche Antwort im FAQEs gibt viele Bereiche, die Sie automatisieren können, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Im Haushalt können Sie intelligente Thermostate, Lichtsysteme und Staubsauger verwenden. In der Arbeitswelt können automatische E-Mail-Antworten, Kalenderverwaltungen und Datenbackups genutzt werden. Für Unternehmen ist die Automatisierung von Buchhaltung, Kundendienst und Lagerverwaltung sinnvoll. Persönlich können auch Routinen wie das Erstellen von Einkaufslisten oder das Verwalten von Fitnessplänen durch Apps automatisiert werden. Die Auswahl hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen und Prioritäten ab.
Ausführliche Antwort im FAQWir schauen deine Ausgangslage an und sagen dir, was sich lohnt und was nicht. Ohne Verpflichtung.