Microsoft 365 aufräumen: So senkst Du Lizenzkosten und schliesst Sicherheitslücken
Pascal BornerIn vielen Schweizer KMU wächst Microsoft 365 über Jahre unkontrolliert: Ehemalige Mitarbeitende behalten teure Lizenzen, sensible Daten liegen in öffentlichen Teams-Kanälen und Berechtigungen sind undurchsichtig. Bei einer gezielten Bestandsaufnahme lassen sich erfahrungsgemäss 15 % bis 30 % der monatlichen Lizenzkosten einsparen, während elementare Sicherheitsstandards wie MFA und strukturierte Zugriffsrechte das Unternehmen wirksam schützen.
- Ihr bezahlt mehr Microsoft 365 Lizenzen, als Ihr aktive Mitarbeitende im Unternehmen habt.
- Niemand weiss genau, welche externen Partner oder ehemaligen Angestellten noch Zugriff auf Eure Teams-Kanäle und SharePoint-Ordner haben.
- Mitarbeitende klagen, dass Dateien doppelt abgelegt sind (auf OneDrive, SharePoint und alten Netzlaufwerken) und niemand Dokumente wiederfindet.
- Es gibt keine einheitlichen Namens- oder Ablageregeln für neue Teams und Projekte.
- Sicherheitsfunktionen wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) oder Richtlinien für bedingten Zugriff (Conditional Access) sind nicht flächendeckend eingerichtet.
Vom praktischen Werkzeug zum unübersichtlichen Datengrab
Microsoft 365 wurde in vielen Schweizer Unternehmen während der Pandemie in hohem Tempo eingeführt. Was damals half, das Tagesgeschäft im Homeoffice zu sichern, entwickelt sich heute oft zur Kosten- und Sicherheitsfalle: hunderte ungenutzte Teams-Kanäle, veraltete SharePoint-Bibliotheken, offene Gastlinks und teure Lizenz-Abos, die monatlich automatisch verlängert werden.
Die 3 Kostentreiber in Microsoft 365
- Geister-Lizenzen: Scheidet ein Mitarbeitender aus, wird das Konto im hektischen Alltag oft nur blockiert, aber die zugewiesene Lizenz (z.B. Business Standard oder Business Premium) läuft monatelang weiter.
- Überdimensionierte Pläne: Nicht jede Person im Betrieb benötigt das teuerste Komplettpaket. Für Produktions- oder Teilzeitkräfte genügen oft schlankere Lizenzen, was die monatlichen Kosten spürbar senkt.
- Versteckte Drittanbieter-Add-ons: Zusätzliche Add-ons für Speichererweiterungen oder Telefonie, die längst durch Standardfunktionen abgedeckt wären.
Die unsichtbare Sicherheitsgefahr: Unkontrollierte Freigaben
Das grösste Risiko liegt selten in Microsofts Rechenzentren, sondern in der internen Konfiguration: Wenn Mitarbeitende Dateien per anonymem Freigabelink («Jeder mit dem Link kann bearbeiten») an Kunden senden, bleiben diese Links oft jahrelang aktiv. Ohne zentrale Governance können sensible Finanzzahlen, HR-Dossiers oder Kundendaten von unberechtigten Dritten eingesehen werden.
In 4 Schritten zum aufgeräumten Microsoft 365 Tenant
- Lizenz-Audit durchführen: Alle zugewiesenen und freien Lizenzen im Admin Center auflisten, Geister-Lizenzen kündigen und Lizenztypen an den tatsächlichen Bedarf anpassen.
- Gastzugriffe und Freigabelinks bereinigen: Alle externen Gastkonten prüfen, inaktive Zugänge sperren und anonyme Freigabelinks mit automatischem Ablaufdatum versehen.
- Teams- und Ordnerstruktur vereinheitlichen: Veraltete, inaktive Teams archivieren und eine klare Struktur für Kunden, Projekte und interne Abteilungen etablieren.
- Sicherheits-Grundschutz aktivieren: Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für ausnahmslos alle Benutzer erzwingen und Sicherheitsstandards wie Microsoft Defender für Business aktivieren.
Ingenieur- und Bauleitungsbüro im Kanton Zürich, 34 Mitarbeitende. Über 60 Microsoft 365 Lizenzen wurden monatlich abgerechnet, während Mitarbeitende Dateien parallel auf einem alten Server und in unzähligen privaten Teams-Kanälen ablegten.
Umfassender Lizenz- und Sicherheits-Check, Kündigung von 18 überflüssigen Lizenzen und Einführung einer einheitlichen SharePoint-Ablagestruktur mit klaren Berechtigungsstufen. Das Unternehmen spart seither jährlich über CHF 4'800.- an Lizenzgebühren, und Dokumente werden dank zentraler Suche in Sekundenschnelle gefunden.
Als externe IT-Abteilung von BeeBase bringen wir Ordnung in Eure Microsoft 365 Umgebung. Wir bereinigen veraltete Lizenzen, schliessen gefährliche Freigabelinks und konfigurieren Euren Tenant nach bewährten Schweizer Best Practices. So spart Ihr unnötige Softwarekosten und schützt Eure Unternehmensdaten zuverlässig.
Häufige Fragen zum Thema
Wie schütze ich Microsoft 365 und Outlook vor Phishing-Angriffen?+
Microsoft 365 ist die Standard-Plattform in den meisten Schweizer Büros. Genau deshalb ist Microsoft auch das beliebteste Angriffsziel weltweiter Hackerbanden. Werden Standard-Einstellungen nach dem Kauf nicht angepasst, steht die Haustür für Angreifer oft sperrangelweit offen.
Als Managed IT-Spezialisten zeigen wir, welche Sicherheitshebel in Microsoft 365 zwingend aktiviert sein müssen.
Die wichtigsten Sicherheitsmassnahmen in Microsoft 365
1. Zwei-Faktor-Authentifizierung (MFA) ausnahmslos erzwingen
MFA ist der mit Abstand effektivste Schutz. Selbst wenn Kriminelle das Passwort per Phishing erbeuten, können sie sich ohne den zweiten Faktor auf dem Smartphone des Mitarbeiters nicht einloggen.
2. Microsoft Defender for Office 365 (Plan 1 oder Business Premium)
Ersetzt den simplen Standard-Spamfilter durch fortschrittliche Sicherheitsfunktionen:
- Safe Links (Sichere Hyperlinks): Links in E-Mails werden erst beim Klick in Echtzeit auf bösartige Inhalte geprüft, auch wenn die Zielseite erst nachträglich manipuliert wurde.
- Safe Attachments (Sichere Anhänge): Dateianhänge werden vor der Zustellung in einer sicheren virtuellen Sandbox geöffnet und auf Schadcode analysiert.
- Anti-Spoofing & Anti-Phishing-Richtlinien: Blockiert Mails, die versuchen, fremde oder interne Absendernamen nachzuahmen.
3. DNS-Sicherheitsprotokolle: SPF, DKIM und DMARC
Diese drei DNS-Einträge signalisieren weltweiten Mailservern, dass E-Mails im Namen deiner Domain legitim sind. Ein strenges DMARC-Verfahren verhindert, dass Kriminelle deine eigene Firmenadresse für Betrugs-Mails missbrauchen.
Fazit: Standard ist nicht genug
Die Sicherheitswerkzeuge in Microsoft 365 sind hervorragend, müssen aber von Experten gezielt konfiguriert und überwacht werden. Eine professionelle Absicherung schützt dein Unternehmen rund um die Uhr.
Wie teile ich grosse Dateien sicher über Microsoft SharePoint und OneDrive?+
Wenn dein Unternehmen mit Microsoft 365 arbeitet, brauchst du keine externen Transferdienste. Mit SharePoint und OneDrive kannst du Dateien beliebiger Grösse (bis zu 250 GB pro Datei) sicher und elegant mit externen Partnern teilen.
Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung für die tägliche Praxis.
Schritt-für-Schritt: Einen sicheren Freigabelink erstellen
- Datei im Explorer oder Browser markieren: Klicke mit der rechten Maustaste auf die Datei in deinem synchronisierten OneDrive- oder SharePoint-Ordner.
- «Teilen» wählen: Klicke auf das blaue Teilen-Symbol.
- Berechtigungen anpassen (Zahnrad-Symbol): Ändere die Voreinstellung von «Bearbeiten» auf «Kann anzeigen», damit der Empfänger die Datei nicht versehentlich überschreibt.
- Ablaufdatum setzen: Wähle ein fixes Ablaufdatum (z. B. in 14 oder 30 Tagen). Nach dieser Frist verfällt der Zugriff automatisch.
- Passwort vergeben: Lege ein sicheres Kennwort fest und übermittle dieses dem Empfänger über einen separaten Kanal (z. B. per SMS oder Teams).
- Link kopieren und senden: Kopiere den generierten Link und füge ihn in deine normale E-Mail ein.
Wichtige Tipps für Administratoren
Geschäftsführer sollten in den Microsoft 365 Admin-Einstellungen sicherstellen, dass anonyme Links («Jeder») zwingend nach maximal 30 Tagen ablaufen und der Download für sensible Bibliotheken gesperrt werden kann.
Fazit: Sicher, schnell und professionell
Die Nutzung bordeigener Microsoft-Funktionen spart Geld für Zusatz-Software und stellt sicher, dass deine Unternehmensdaten im geschützten Firmenbereich verbleiben.
Pascal Borner ist Geschäftsführer von BeeBase und begleitet Schweizer KMU als verlässlicher Partner in der IT-Transformation.
Nino Lanfranchi ist Geschäftsführer von BeeBase und begleitet Schweizer KMU bei Infrastruktur und Betrieb ihrer IT.