Eigene IT-Stelle oder externes Team: Was rechnet sich für ein Schweizer KMU?
Pascal BornerEine eigene 100%-IT-Stelle kostet ein Schweizer KMU inklusive Lohnnebenkosten, Arbeitsplatz, Weiterbildung und Rekrutierung mindestens CHF 145'000.- bis CHF 165'000.- pro Jahr. Trotzdem bleibt das Risiko bei Ferien, Krankheit oder Kündigung ungelöst, weil eine einzelne Person nicht alle Fachbereiche von Cloud bis Cybersicherheit abdecken kann. Ein externes Team als feste IT-Abteilung bietet ab Tag eins lückenlose Stellvertretung, breites Spezialwissen und planbare Fixkosten.
- Ihr überlegt, eine eigene IT-Stelle auszuschreiben, findet aber seit Monaten keine passenden Fachkräfte auf dem Schweizer Markt.
- Euer bisheriger interner IT-Verantwortlicher ist bei Spezialthemen wie Cyber-Security, Cloud-Architektur oder Microsoft 365 Governance überlastet.
- Wenn die zuständige Person in den Ferien oder krank ist, bleibt der IT-Betrieb liegen oder der Chef muss selbst Feuerwehr spielen.
- Ihr zahlt trotz interner Stelle regelmässig teure Regiestunden an externe Spezialisten für Notfalleinsätze.
- Ihr habt keine verlässliche Dokumentation, weil die interne Person ihr Wissen nur im eigenen Kopf trägt.
Die Gretchenfrage für Schweizer KMU ab 20 Mitarbeitenden
Irgendwann kommt in jedem wachsenden KMU der Moment, an dem die IT nicht mehr nebenbei laufen kann. Die Geschäftsleitung steht vor der Grundsatzfrage: Stellen wir eine eigene IT-Fachkraft ein oder übergeben wir die Verantwortung an einen externen Partner?
Warum der Bruttolohn nur die halbe Wahrheit ist
Viele Geschäftsleitungen vergleichen fälschlicherweise das monatliche Honorar eines externen IT-Dienstleisters mit dem reinen Bruttolohn einer Fachkraft. Ein erfahrener Systemadministrator verlangt in der Schweiz zwischen CHF 110'000.- und CHF 125'000.- Jahreslohn. Rechnet man Arbeitgeberbeiträge, Arbeitsplatz, Weiterbildung, Rekrutierungskosten und die 6 bis 8 Wochen bezahlte Abwesenheit (Ferien, Feiertage, Krankheit) ein, liegen die tatsächlichen Vollkosten selten unter CHF 150'000.- pro Jahr.
Die 3 klassischen Fallen einer internen Einzelstelle
- Das Klumpenrisiko (Key-Person-Risk): Kündigt die interne Person oder fällt sie länger aus, steht das KMU ohne handlungsfähige IT da. Zugänge, Passwörter und Systemwissen sind oft nicht dokumentiert.
- Die Illusion der «eierlegenden Wollmilchsau»: Die moderne IT ist zu komplex geworden. Niemand kann gleichzeitig erstklassigen Endgeräte-Support leisten, komplexe Netzwerke warten, Cloud-Architekturen optimieren und das Unternehmen vor Ransomware schützen. Eine einzelne Person ist zwangsläufig in mehreren Bereichen überfordert.
- Versteckte Zusatzkosten für Spezialisten: Weil eine interne Person nicht alles abdecken kann, werden bei Projekten oder Notfällen trotzdem externe Spezialisten zu hohen Stundensätzen beigezogen. Die Gesamtkosten steigen weiter.
Vergleich: Wann lohnt sich welches Modell?
- Bis 20 Mitarbeitende: Eine eigene IT-Stelle ist wirtschaftlich fast nie sinnvoll. Ein externer Partner zum Fixpreis ist deutlich günstiger und professioneller.
- 20 bis 80 Mitarbeitende: Die ideale Konstellation ist eine voll ausgelagerte externe IT-Abteilung. Das KMU erhält Zugriff auf ein ganzes Expertenteam mit geregelten Servicezeiten und kalkulierbaren Monatskosten.
- Ab 80 bis 150 Mitarbeitenden (Mischmodell): Hier lohnt sich oft ein Hybrid-Ansatz. Ein interner IT-Koordinator kümmert sich um Prozesse, Benutzerbetreuung und Onboarding, während die komplexe Infrastruktur, Security, Monitoring und Backup von einem externen Partner betreut werden.
In 4 Schritten zur richtigen Entscheidung
- Anforderungsprofil ehrlich prüfen: Braucht Ihr jemanden, der Monitore aufstellt, oder Spezialisten für Datensicherheit und Cloud-Betrieb?
- Echte Vollkosten kalkulieren: Lohnnebenkosten, Rekrutierung und Stellvertretung einrechnen, nicht nur den Monatslohn.
- Stellvertretung regeln: Vorab klären, wer die Systeme wartet, wenn die interne Person im Urlaub ist.
- Leistungsumfang vergleichen: Prüfen, ob ein Partner feste Reaktionszeiten (SLAs) und transparente Fixpreise bietet.
Dienstleistungsunternehmen im Raum Winterthur, 55 Mitarbeitende. Nach der Kündigung des langjährigen internen Informatikers blieb die Stelle über sieben Monate unbesetzt. Der Betrieb lief auf Notbetrieb, während teure Headhunter-Gebühren anfielen.
Statt einer Neuanstellung Übergabe der gesamten Systemverantwortung an BeeBase als externe IT-Abteilung. Das spart dem Unternehmen jährlich rund CHF 45'000.- an Vollkosten ein. Gleichzeitig ist die Betreuung durch ein mehrköpfiges Team ganzjährig ohne Ferienunterbrüche sichergestellt.
Als externe IT-Abteilung von BeeBase fungieren wir als eingespieltes Team für Dein KMU. Wir decken das gesamte Spektrum von Anwendersupport über Cloud-Management bis zu Cyber-Security ab. Du bezahlst einen festen Monatspreis pro Arbeitsplatz, hast keine Personalausfälle und musst Dich nicht um Rekrutierung oder Weiterbildung kümmern.
Häufige Fragen zum Thema
Pascal Borner ist Geschäftsführer von BeeBase und begleitet Schweizer KMU als verlässlicher Partner in der IT-Transformation.
Nino Lanfranchi ist Geschäftsführer von BeeBase und begleitet Schweizer KMU bei Infrastruktur und Betrieb ihrer IT.