Interne IT-Abteilung aufbauen oder mit einem externen IT-Partner zusammenarbeiten? Diese Entscheidung wird in vielen KMU aus dem Bauch heraus getroffen, obwohl enorm viel davon abhängt. Dieses Video zeigt sechs entscheidende Faktoren und eine klare Budget-Faustregel, damit du für dein Unternehmen das passende Modell findest.
Interne IT aufbauen oder mit einem externen IT-Partner zusammenarbeiten? Das ist eine der grössten Entscheidungen, die du als Geschäftsführer eines KMU triffst. Trotzdem wird sie in den meisten Unternehmen aus dem Bauch heraus gefällt. Aus der Zusammenarbeit mit Dutzenden Unternehmen zwischen 10 und 150 Mitarbeitenden zeigt sich: Es gibt Firmen, die eine eigene IT-Abteilung aufgebaut haben und das bereuen, und Firmen, die zu einer externen IT gewechselt sind und seither viel entspannter arbeiten. Dieser Artikel geht die sechs entscheidenden Faktoren durch und zeigt, für welches Unternehmen welches Modell wirklich geeignet ist.
Eine Faustregel vorab: Für einen sicheren internen IT-Betrieb braucht es mindestens drei Personen, und diese drei Personen kosten rund CHF 500'000 pro Jahr.
Ein KMU in der Schweiz benötigt ein breites Spektrum an IT-Kompetenzen. Dazu gehören IT-Support für den Alltag der Mitarbeitenden, Netzwerk und Infrastruktur von WLAN bis Server, sowie das Aufsetzen und Betreuen von Betriebssystemen und Geräten.
Ein weiterer zentraler Bereich ist IT-Sicherheit: Firewall-Kenntnisse, Antivirus-Management, Passwort- und Berechtigungskonzepte, Datenschutz, Backup und Recovery sowie Phishing-Sensibilisierung der Mitarbeitenden.
Dazu kommen Daten und Digitalisierung: Datenbanken, ERP- und CRM-Systeme aufsetzen und betreuen, Datenanalyse mit Excel oder Power BI, sowie eine strukturierte digitale Ablage, damit Dokumente jederzeit wiedergefunden werden.
Auch die Sichtbarkeit des Unternehmens gehört dazu: Webseiten-Management, Suchmaschinenoptimierung, Online-Marketing und digitale Kommunikationskanäle. Und schliesslich wird die Digitalisierung von Geschäftsprozessen immer wichtiger, inklusive Automatisierung, dem Einsatz von KI-Tools und Projektmanagement-Software.
Nicht zu vergessen ist die Schulung und das Coaching der Mitarbeitenden. Ohne laufende Weiterbildung nützt selbst die beste Software wenig, und es entsteht schnell Schatten-IT, wenn Mitarbeitende auf private Tools ausweichen, weil die Firma sie nicht ausreichend einführt.
Ein einzelner Mensch kann all diese Bereiche kaum kompetent abdecken, vor allem wenn Themen wie Cybersecurity nur selten auftreten, während der IT-Support täglich gefordert ist. Zusätzlich ist es riskant, die gesamte Verantwortung auf eine Person abzuladen: Kündigt sie kurzfristig oder fällt sie länger aus, fehlt sofort das Wissen für den Betrieb. Auch zwei Personen bergen dieses Risiko, weil bei einer Kündigung schnell eine Übergabe und Nachbesetzung nötig wird. Die Faustregel lautet deshalb: mindestens drei Personen für einen wirklich sicheren internen IT-Betrieb.
Ein gut ausgebildeter IT-Mitarbeitender verdient in der Schweiz zwischen CHF 100'000 und CHF 140'000 im Jahr. Dazu kommen rund 15 % Sozialabgaben, ein Weiterbildungsbudget von etwa CHF 20'000, sowie Kosten für Fluktuation und Onboarding von rund CHF 30'000 pro Jahr, da IT-Fachkräfte im Schnitt alle drei Jahre die Stelle wechseln. Ein Risikopuffer von etwa CHF 20'000 deckt Ausfälle durch Unfall, Krankheit oder Elternzeit ab. In Summe ergibt das die Faustregel von einer halben Million Franken für drei Personen.
Damit ein Unternehmen für IT-Fachkräfte überhaupt attraktiv ist, braucht es Remote-Möglichkeiten, einen modernen Arbeitsplatz, Weiterentwicklungsmöglichkeiten, moderne Technologie statt technischer Altlasten und klare Prozesse mit Perspektive.
Der grösste Vorteil ist Flexibilität in der Budgetierung: Das Budget lässt sich laufend an den tatsächlichen Bedarf anpassen. Viele KMU zwischen 10 und 150 Mitarbeitenden brauchen keinen Cybersecurity-Spezialisten zu 100 %, sondern vielleicht nur 5 % dieser Kapazität. Mit einem externen Partner lassen sich solche Teilkapazitäten gezielt einkaufen, statt eine Vollzeitstelle mit breitem, aber nicht voll ausgelastetem Profil zu schaffen. Zusätzlich lässt sich bei Unzufriedenheit mit einer Person relativ einfach wechseln, solange der Partner gut dokumentiert und ohne Vendor-Lock-in arbeitet.
Interne IT-Mitarbeitende verstehen interne Prozesse besser, weil sie permanent im Unternehmen präsent sind und direkte Wege zu den Kolleginnen und Kollegen haben. Für viele Führungspersonen ist zudem wichtig, dass Know-how und Geschäftsgeheimnisse intern bleiben und Koordinationsaufwand mit externen Stellen wegfällt. Allerdings hat man bei der Auswahl der Mitarbeitenden eines externen Partners weniger direkten Einfluss als bei einer eigenen Anstellung.
Unabhängig vom Modell braucht es eine nachhaltige Dokumentation. Viele Führungspersonen fürchten, dass Wissen beim externen Partner verschwindet oder im Fall eines Wechsels erst freigekauft werden muss. Diese Gefahr lässt sich mit einer gemeinsamen Dokumentationsgrundlage lösen, auf die sowohl das Unternehmen als auch der Partner jederzeit Zugriff haben. So bleibt das Wissen jederzeit verfügbar, unabhängig davon, ob die IT intern oder extern organisiert ist.
Sobald das jährliche IT-Budget eines Unternehmens die Grenze von rund CHF 500'000 überschreitet, lohnt es sich, über eine interne IT-Abteilung oder eine Hybridlösung nachzudenken. Die Branchenkennzahlen dazu unterscheiden sich: Im Finanzsektor liegt die Schwelle bei einem Jahresumsatz von über CHF 8 Millionen, im Gesundheitswesen und in der Immobilienbranche bei über CHF 2 Millionen, bei Handwerk und Services bei CHF 14 bis 15 Millionen, im Energiebereich bei über CHF 17 Millionen und in Fertigung und Handel bei CHF 17 bis 18 Millionen Jahresumsatz. Unterhalb dieser Grenze ist der Aufbau einer eigenen IT-Abteilung in der Regel nicht wirtschaftlich, auch wenn es in jeder Branche Ausnahmen bei stark digitalisierten Unternehmen gibt.
Egal für welches Modell du dich entscheidest: Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Umsetzung. Eine solche Transformation braucht einen klaren Plan und Erfahrung. BeeBase unterstützt dich im kostenlosen Erstgespräch dabei, deine individuelle Situation einzuordnen und den passenden Weg zu finden.
Für einen sicheren internen IT-Betrieb braucht es als Faustregel mindestens drei Personen. Mit nur einer oder zwei Personen entsteht ein hohes Ausfallrisiko: Kündigt eine Person kurzfristig oder fällt sie länger aus, etwa durch einen Unfall, fehlt sofort das Wissen für den laufenden Betrieb. Drei Personen ermöglichen eine echte Stellvertretung und decken das breite Skillspektrum von IT-Support über Netzwerk und Cybersecurity bis zu Datenmanagement realistisch ab. Für viele KMU zwischen 10 und 150 Mitarbeitenden lohnt sich dieser Aufwand erst ab einem bestimmten IT-Budget. BeeBase zeigt im kostenlosen Erstgespräch auf, ob eine interne, externe oder hybride Lösung für die individuelle Situation passt.
Ausführliche Antwort im FAQDrei qualifizierte IT-Mitarbeitende kosten ein KMU in der Schweiz rund CHF 500'000 pro Jahr. Der Grundlohn liegt bei CHF 100'000 bis CHF 140'000 pro Person, dazu kommen rund 15 % Sozialabgaben sowie ein Budget von etwa CHF 20'000 für Weiterbildung, damit die Mitarbeitenden fachlich am Ball bleiben. Weil IT-Fachkräfte im Schnitt alle drei Jahre die Stelle wechseln, fällt zusätzlich ein Onboarding- und Fluktuationsanteil von rund CHF 30'000 pro Jahr an, ergänzt durch einen Risikopuffer von etwa CHF 20'000 für Ausfälle. In Summe ergibt das die Faustregel von einer halben Million Franken für drei Personen. BeeBase hilft KMU dabei, im kostenlosen Erstgespräch zu berechnen, ob sich dieses Budget lohnt oder ob ein externer IT-Partner die wirtschaftlichere Lösung ist.
Ausführliche Antwort im FAQSobald das jährliche IT-Budget eines Unternehmens die Grenze von rund CHF 500'000 überschreitet, lohnt es sich, eine interne IT-Abteilung oder eine Hybridlösung mit einem internen IT-Consultant in Betracht zu ziehen. Diese Schwelle unterscheidet sich je nach Branche: Im Finanzsektor liegt sie bei einem Jahresumsatz von über CHF 8 Millionen, im Gesundheitswesen und in der Immobilienbranche bei über CHF 2 Millionen, bei Handwerk und Services bei CHF 14 bis 15 Millionen und in Fertigung und Handel bei CHF 17 bis 18 Millionen. Liegt ein Unternehmen unter dieser Grenze, ist der Aufbau einer eigenen IT-Abteilung in der Regel unwirtschaftlich, unabhängig von Ausnahmen bei stark digitalisierten Betrieben. BeeBase analysiert im kostenlosen Erstgespräch die individuelle Situation und zeigt auf, welches Modell für das jeweilige Unternehmen am meisten Sinn ergibt.
Ausführliche Antwort im FAQWir schauen deine Ausgangslage an und sagen dir, was sich lohnt und was nicht. Ohne Verpflichtung.