Was ist eine QR-Rechnung und was hat sich geändert?

Seit dem Ende der orangen und roten Einzahlungsscheine im Herbst 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz der Standard für Rechnungen. Mit der Version 2.3 der Vorgaben hat sich im November 2025 erneut einiges geändert, und am 21. November 2026 läuft die letzte Übergangsfrist aus. Höchste Zeit also, die eigenen Rechnungen zu prüfen. In diesem Leitfaden erfährst du, was eine QR-Rechnung ist, wie sie aufgebaut ist, was die strukturierten Adressen bedeuten, welche Fristen gelten und wie du deine Rechnungsstellung richtig umstellst. Was ist eine QR-Rechnung? Die QR-Rechnung ist das einheitliche Zahlungsformular der Schweiz. Sie besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Im Zahlteil steht der Swiss QR Code, der alle Zahlungsinformationen enthält: Empfänger, Konto, Betrag, Währung, Referenz und optional den Zahlungspflichtigen. Wer bezahlt, scannt den Code mit der Banking-App oder einem Scanner, und alle Angaben werden automatisch übernommen. Das spart Zeit und verhindert Tippfehler. Die drei Varianten. QR-IBAN mit QR-Referenz: Die 27-stellige Referenz ermöglicht den automatischen Abgleich eingehender Zahlungen in der Buchhaltung. Das ist der Nachfolger des orangen Einzahlungsscheins und für Unternehmen mit vielen Rechnungen die erste Wahl. IBAN mit Creditor Reference (SCOR): eine international standardisierte Referenz, ebenfalls für den automatischen Abgleich geeignet. IBAN ohne Referenz: der Nachfolger des roten Einzahlungsscheins, geeignet für wenige Rechnungen ohne automatischen Abgleich. Wie der automatische Abgleich von Zahlungen funktioniert, erklären wir unter Wie funktioniert der automatische Zahlungsabgleich für KMU? Was sich im November 2025 geändert hat. Seit dem 21. November 2025 gelten die neuen Vorgaben für QR-Rechnungen (Implementation Guidelines Version 2.3 der SIX). Die wichtigste Änderung: Im Swiss QR Code sind nur noch strukturierte Adressen (Adresstyp S) zulässig. Strukturierte Adresse (Typ S): Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land stehen in getrennten Feldern. Kombinierte Adresse (Typ K): Strasse und Hausnummer sowie Postleitzahl und Ort stehen jeweils zusammen in einer Zeile. Dieser Typ ist für neue QR-Rechnungen nicht mehr erlaubt. Die Regel gilt für alle Adressen im QR-Code, also für deine eigene Adresse als Rechnungssteller und für die Adresse deiner Kundinnen und Kunden, sofern sie im Code stehen. Gleichzeitig wurde ein erweiterter Zeichensatz zugelassen, sodass mehr Sonderzeichen in Namen und Adressen verwendet werden können. Wichtige Frist: 21. November 2026. Für die Verarbeitung von QR-Rechnungen mit kombinierten Adressen gibt es eine Übergangsfrist, die gemäss PostFinance bis zum 21. November 2026 läuft. Danach müssen Banken QR-Rechnungen mit Adresstyp K nicht mehr verarbeiten. Einzelne Banken kommunizieren teilweise abweichende Fristen. Wer noch alte Rechnungsvorlagen oder Software mit kombinierten Adressen nutzt, sollte jetzt umstellen, damit Kundinnen und Kunden die Rechnungen weiterhin problemlos bezahlen können. So stellst du deine Rechnungsstellung um. Software prüfen: Unterstützt deine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware strukturierte Adressen? Die meisten aktuellen Lösungen tun das, bei älteren Versionen ist ein Update nötig. Eigene Adresse kontrollieren: Ist deine Adresse in der Software in einzelnen Feldern erfasst, inklusive Land? Kundenadressen bereinigen: Adressen im CRM oder in der Buchhaltung so erfassen, dass Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort getrennt sind. Vorlagen und vorgedruckte Belege ersetzen: Alte Vorlagen oder bei der Bank bestellte Belege mit kombinierten Adressen nicht mehr verwenden. Testen: Eine Test-Rechnung erstellen und den QR-Code mit der eigenen Banking-App scannen. Die SIX stellt zudem ein Validierungstool für QR-Rechnungen bereit. Kann man eine QR-Rechnung von Hand erstellen? Von Hand schreiben lässt sich eine QR-Rechnung nicht, weil der QR-Code maschinell erzeugt werden muss und strenge Vorgaben zu Inhalt, Grösse und Layout gelten. Für einzelne Rechnungen gibt es aber einfache Wege: Viele Banken bieten im E-Banking einen QR-Rechnungs-Generator an, und Buchhaltungslösungen wie bexio oder CashCtrl erstellen QR-Rechnungen automatisch. Wer regelmässig Rechnungen stellt, fährt mit einer Software, die Rechnungen, Zahlungseingänge und Buchhaltung verbindet, am effizientesten. Mehr dazu unter Was ist bexio? QR-Rechnung im digitalen Alltag. Die QR-Rechnung muss nicht ausgedruckt werden. Als PDF per E-Mail ist sie heute der Normalfall. Wird die QR-Referenz konsequent genutzt, lassen sich Zahlungseingänge automatisch den offenen Rechnungen zuordnen, und das manuelle Abgleichen entfällt. Zusammen mit einer digitalen Belegerfassung entsteht so ein weitgehend automatisierter Ablauf von der Rechnung bis zur Buchung. Fazit. Die QR-Rechnung macht den Zahlungsverkehr einfacher und fehlerärmer, setzt aber saubere Daten voraus. Seit November 2025 sind nur noch strukturierte Adressen erlaubt, und am 21. November 2026 endet die Übergangsfrist für die Verarbeitung alter Rechnungen. Prüfe deshalb jetzt Software, Adressen und Vorlagen und teste deine Rechnungen mit einem Scan. BeeBase unterstützt KMU als externe IT-Abteilung bei der Umstellung von Rechnungsstellung und Buchhaltung, von der Software-Auswahl bis zum automatischen Zahlungsabgleich. Wenn du eine konkrete Frage hast, kannst du eine Expertensession buchen.