Was passiert mit dem Wissen in deinem Unternehmen, wenn mehrere Schlüsselmitarbeitende gleichzeitig kündigen? In diesem Video zeigt Pascal die fünf grössten «schwarzen Löcher», durch die Unternehmenswissen tagtäglich verschwindet, und wie du sie gezielt schliesst.
Was passiert mit dem Wissen in deinem Unternehmen, wenn morgen mehrere Schlüsselmitarbeitende gleichzeitig kündigen? Bei den meisten KMU lautet die ehrliche Antwort: sehr viel geht verloren. Wissen steckt in Köpfen, privaten Tools und verstreuten Systemen, ohne dass die Geschäftsleitung einen Überblick hat. Das ist kein reines Personalproblem, sondern ein Strukturproblem – und genau das lässt sich lösen.
In fast jedem Unternehmen gibt es die eine Person, die alles weiss: wie Systeme aufgesetzt sind, wo Passwörter liegen, welcher Kunde Sonderkonditionen hat. Fällt diese Person aus – durch Krankheit, Ferien oder Kündigung – wird daraus sofort ein Unternehmensproblem. Wissen, das nur in einem einzelnen Kopf existiert, ist kein Kapital, sondern ein Risiko. Die Lösung ist eine klare Trennung zwischen persönlichem und Unternehmenswissen: Alles, was Produkte, Prozesse und Kundeninformationen betrifft, gehört in eine zentrale, für alle relevanten Personen zugängliche Wissensdatenbank.
Der zweite typische Fehler: Wissen ist zwar vorhanden, aber über verschiedenste Systeme verstreut – gemeinsames Laufwerk, Notion, Chatverläufe, Teams, E-Mail-Postfächer einzelner Mitarbeitender. Niemand weiss mehr genau, wo was liegt, und Wissen, das man nicht findet, ist genauso wertlos wie Wissen, das gar nicht existiert. Mitarbeitende erfinden dieselben Lösungen immer wieder neu, weil sie nicht wissen, dass es sie schon gibt. Eine klare Tool-Landschaft mit eindeutig definierten Verantwortlichkeiten schafft hier Abhilfe.
Noch heikler wird es bei Schatten-IT: Wenn Mitarbeitende private ChatGPT-Zugänge, private Cloud-Speicher oder WhatsApp für geschäftliche Themen und Kundendaten nutzen, entsteht ein doppeltes Risiko – Datenschutz und Wissensverlust zugleich. Verlässt die Person das Unternehmen, nimmt sie ihr privates Setup samt allen Informationen mit. Der Gegenzug: Mitarbeitenden Tools zur Verfügung stellen, die Spass machen und ihren Zweck erfüllen, kombiniert mit klaren Vorgaben, welche Tools verwendet werden dürfen.
Selbst mit sauberer Tool-Landschaft bleibt ein Problem, wenn die Dokumentation fehlt oder veraltet ist. Häufig sind nur einzelne Prozesse dokumentiert, und vieles davon ist so veraltet, dass es mehr schadet als nützt. Schlechte Dokumentation ist oft schlimmer als gar keine, weil Mitarbeitende das Vertrauen ins System verlieren. Dokumentieren muss deshalb zum festen Bestandteil jedes Arbeitsschritts werden: erst prüfen, ob eine Dokumentation vorhanden ist, sie bei Bedarf erstellen oder aktualisieren – wo sinnvoll unterstützt durch KI oder andere Hilfsmittel, damit das möglichst einfach passiert.
Der entscheidende fünfte Punkt: Ohne klare Verantwortlichkeit für das Thema Wissensmanagement gehört es am Ende niemandem. Niemand prüft, ob Wissen wirklich gepflegt wird, und selbst die schönste Dokumentationsstruktur verfällt innerhalb weniger Monate, wenn sich keine Person oder kein Partner dafür verantwortlich zeichnet. Mit einer klaren Rolle – intern oder über einen externen Partner, der das Thema strategisch begleitet und regelmässig überprüft – wird Wissensmanagement vom Lippenbekenntnis zum echten Unternehmensvermögen.
Wissensverlust ist bei den meisten KMU kein Personal-, sondern ein Strukturproblem. Wer die fünf Löcher – Wissen in einzelnen Köpfen, Tool-Chaos, Schatten-IT, fehlende Dokumentation und fehlende Verantwortlichkeit – konsequent schliesst, sorgt dafür, dass sein Unternehmen auch dann reibungslos weiterläuft, wenn Schlüsselpersonen kündigen.
Wir schauen deine Ausgangslage an und sagen dir, was sich lohnt und was nicht. Ohne Verpflichtung.