Eine Lieferantenrechnung trifft per E-Mail ein. Statt sie abzulegen und später von Hand zu erfassen, ist sie sofort im System, bereit zur Kontrolle.
Bei hundert Rechnungen im Monat werden aus dreizehn Stunden Erfassung knapp zwei. Der Rest ist Kontrolle statt Abtippen.
Zwölf neue Lieferantenrechnungen liegen im Postfach.
Jede muss einzeln geöffnet, gelesen und ins System übertragen werden.
Ein Teil der Rechnungen ist noch nicht erfasst.
Die Zahlungsfrist einzelner Rechnungen rückt näher, ohne dass sie im System sind.
Der Rechnungsstapel wird kurz vor Monatsabschluss durchgearbeitet.
Für eine sorgfältige Kontenkontrolle bleibt kaum Zeit.
Jede Rechnung wird von Hand ins System übertragen, Position für Position.
Rechnungen erfassen ist eine der repetitivsten Aufgaben in der Administration. Lieferant, Betrag, Konto und Fälligkeit müssen bei jeder Rechnung von Hand ins System übertragen werden.
Diese Arbeit ist nicht schwierig, aber zeitraubend, besonders bei einem hohen Rechnungsvolumen. Sie verdrängt Zeit, die für die eigentliche Kontrolle und für die Klärung von Unklarheiten gebraucht würde.
Werden Rechnungen automatisch ausgelesen und den passenden Konten zugeordnet, bleibt für den Menschen die Aufgabe, die er am besten kann: prüfen, ob alles stimmt, und bei Unklarheiten nachfragen.
Am Monatsende bleibt oft nicht Zeit für Kontrolle, sondern nur fürs Nachtragen.
Die Rechnung wird per E-Mail oder Scan eingelesen, unabhängig vom Format.
Betrag, Lieferant und Konto werden automatisch erkannt und zugeordnet.
Du prüfst die Zuordnung und gibst die Rechnung zur Zahlung frei.
Grosse Mengen an Lieferantenrechnungen werden schnell und einheitlich erfasst.
Tägliche Warenlieferungen werden ohne manuellen Zusatzaufwand verbucht.
Materialrechnungen werden direkt dem passenden Projekt zugeordnet.
Für mehrere Mandanten gleichzeitig werden Rechnungen effizient vorerfasst.
Die Erfassung läuft automatisch, die Kontrolle bleibt beim Menschen.
Rechnungen sind sofort im System, statt tagelang im Postfach zu liegen.
Konsistente Kontenzuordnung reduziert Fehler und Nachkorrekturen.
Nichts geht ohne dich raus. Die KI liefert den Entwurf, die Freigabe bleibt bei einem Menschen. Deine Daten bleiben dabei in der Schweiz und werden nicht zum Training verwendet.
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