Eine Frage zu einer internen Vorlage oder einem Ablauf taucht auf. Statt im Team herumzufragen, findet die betroffene Person die Antwort selbst.
Über den Betrieb gerechnet summiert sich das schnell auf mehrere Stunden pro Woche, die nicht mehr mit Nachfragen verbracht werden.
Eine neue Mitarbeiterin sucht die aktuelle Version einer Vorlage.
Sie weiss nicht, wo diese abgelegt ist, und fragt im Team nach.
Ein Kollege unterbricht seine eigene Arbeit, um zu helfen.
Beide verlieren Zeit für eine Frage, die eigentlich einfach zu beantworten wäre.
Dieselbe Frage taucht bei einer anderen Person erneut auf.
Dasselbe Muster wiederholt sich, ohne dass sich am Grundproblem etwas ändert.
Vorlagen und Abläufe liegen verstreut in Ordnern, E-Mails und im Kopf einzelner Mitarbeitender.
In vielen Betrieben ist wichtiges Wissen vorhanden, aber verstreut. Die aktuelle Vorlage liegt in einem Ordner, die Antwort zu einem Ablauf im Kopf einer erfahrenen Person, die Vorschrift in einer alten E-Mail.
Wer eine Frage hat, fragt deshalb im Team nach, was zwar meist schnell geht, aber die Konzentration von zwei Personen unterbricht statt nur einer. Bei wiederkehrenden Fragen summiert sich das über die Zeit.
Werden diese Unterlagen zentral erfasst und durchsuchbar gemacht, findet jede Person die Antwort selbst, unabhängig davon, ob die zuständige Kollegin gerade Zeit hat oder nicht. Das Wissen bleibt im Betrieb, auch wenn eine Person ausfällt.
Wissen, das nur eine Person hat, geht verloren, sobald diese Person nicht erreichbar ist.
Vorlagen, Prozessbeschreibungen und Vorschriften werden einmalig zusammengetragen und strukturiert.
Mitarbeitende stellen ihre Frage in eigenen Worten, wann immer sie auftaucht.
Die passende Antwort aus den hinterlegten Unterlagen wird sofort angezeigt.
Vorlagen für Offerten und Rapporte sind für alle Mitarbeitenden gleich auffindbar.
Arbeitsanweisungen und Qualitätsvorgaben sind jederzeit abrufbar, auch für neue Mitarbeitende.
Interne Abläufe und Zuständigkeiten sind klar dokumentiert und schnell auffindbar.
Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht, ohne ständig nachfragen zu müssen.
Fragen werden selbständig beantwortet, ohne Kolleginnen und Kollegen abzulenken.
Auch wenn eine erfahrene Person ausfällt, bleibt das Wissen im Betrieb zugänglich.
Neue Mitarbeitende finden Antworten selbst, statt bei jeder Frage nachzufragen.
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