Wenn der einzige IT-Kontakt in Rente geht, bevor eine Nachfolge steht.

Eine Einzelperson als einziger IT-Ansprechpartner

Seit der Übernahme der früheren Praxis vor sechs Jahren betreute ein langjähriger Freund des Hauses die gesamte IT: Er programmierte die Filemaker-Lösung, hielt die Laptops instand und installierte die Server, über all die Jahre zuverlässig und mit viel persönlichem Einsatz. Da er sich altersbedingt schrittweise zurückzieht, war eine Nachfolge zu regeln, die auf dieser soliden Basis aufbaut und die IT einen Schritt weiter modernisiert. Passwörter lagen in Excellisten, auf die nur Leitungspersonen Zugriff hatten, ergänzt durch eine einzelne Password-Safe-App. Richtlinien zum Umgang mit Passwörtern oder sensitiven Daten gab es keine, Multi-Faktor-Authentisierung war nur bei der Pensionskasse, der SVA und über die Microsoft-365-Authenticator-App aktiviert. Auf sensible Patientendaten hatten alle Mitarbeitenden Zugriff, eine Zugriffskontrolle fehlte. Für den Fall eines IT-Ausfalls oder eines Cyberangriffs gab es keinen Notfallplan. Den Anstoss für eine Neuaufstellung gab der Kanton Zürich: Mit der Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung musste die Praxis eine vorgegebene Excelliste mit den erbrachten Leistungen auf eine kantonale Plattform laden. Gleichzeitig fehlte eine Zeiterfassung für die Mitarbeitenden, die Ein- und Austritt, Pensen, Therapien, Absenzen sowie Ferien und Fortbildungen abbildet, ohne dass Therapien doppelt erfasst werden müssen. Auch die Hardware stand zur Debatte: Ob die Praxis überhaupt noch eigene Server benötigt oder die Daten künftig vollständig in der Cloud sichert, war zu klären. Bis dahin sicherte man Daten über Microsoft 365 sowie externe Festplatten und Time Machine, ein einheitliches Konzept fehlte.

Drei Schritte, danach war es Alltag.