Wenn Microsoft 365 im Alltag unterstützen soll, braucht es klare Leitplanken.

Gewachsener M365-Dschungel nach einer Fusion

Im Zuge einer früheren Praxisfusion übernahm der Ärzte- und Gruppenpraxenverbund ungeplant den bestehenden Microsoft 365 Tenant der übernommenen Organisation. Während der bisherige IT-Dienstleister den klassischen IT-Betrieb, Netzwerke und Basissicherheit zuverlässig abdeckte, fehlte intern wie extern die methodische Kernkompetenz für die kollaborative M365-Nutzung. Über die Jahre entwickelte sich die Plattform zu einer undurchsichtigen Blackbox: Teams-Kanäle und OneNote-Notizbücher wurden wild angelegt, deren Zweck oft niemand mehr kannte. Bestehende SharePoint-Ablagen waren unkoordiniert gewachsen, während viele Mitarbeitende gar nicht wussten, welche Funktionen ihnen überhaupt zur Verfügung standen. Gleichzeitig investierte die Organisation erhebliche Mittel in monatliche Lizenzen, ohne den entsprechenden Nutzen im Praxisalltag zu spüren. Besondere Aufmerksamkeit verlangte der Datenschutz im Gesundheitswesen: Sensible Patientendaten mussten jederzeit strikt getrennt bleiben und ausschliesslich über die dafür zertifizierten Primärsysteme laufen. Es fehlten jedoch verbindliche Richtlinien, die den Mitarbeitenden am Empfang, in der Administration und im Behandlungszimmer unmissverständlich vorgaben, wo die M365-Zusammenarbeit beginnt und wo die Grenze zum Patientendatensystem verläuft. Gesucht war kein klassischer Umsetzungsdienstleister, der Standardlösungen von der Stange überstülpt. Der Verbund wollte die Umsetzung selbst in der Hand behalten und suchte einen erfahrenen Sparringpartner auf Augenhöhe, der die Ist-Situation durchleuchtet, praxistaugliche Governance-Strukturen definiert und die Einführung mit Pilotgruppen methodisch begleitet.

Drei Schritte, danach war es Alltag.