Wie wird der Erfolg von IT Projekten gemessen?

Für kleine Firmen eignen sich Programme, die kostengünstig, einfach zu bedienen und vielseitig einsetzbar sind. Buchhaltungssoftware wie Bexio oder CashCtrl kann die Finanzverwaltung erleichtern. Für die Team-Kommunikation und -Zusammenarbeit sind Slack oder Microsoft Teams nützlich, während Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana helfen, Aufgaben zu organisieren und Deadlines einzuhalten. Für den Vertrieb und das Kundenmanagement bieten sich CRM-Systeme wie HubSpot oder Zoho CRM an. Auch Cloud-Dienste wie Dropbox oder Google Workspace sind für Datenspeicherung und Zusammenarbeit von Vorteil. Die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen und dem Budget des Unternehmens ab.

RPA steht für "Robotic Process Automation." Es handelt sich um eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren, die traditionell von Menschen ausgeführt werden. Durch den Einsatz von Software-Robotern kann RPA diese Aufgaben schneller und fehlerfreier erledigen, was zu einer Effizienzsteigerung und Kostensenkung führt. Die Technologie wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen auf wichtigere strategische Aufgaben zu konzentrieren. RPA ist besonders nützlich in Bereichen wie Buchhaltung, Kundendienst und Datenverarbeitung.

Die Automatisierung von Prozessen funktioniert durch den Einsatz von Technologien wie Software-Tools, künstlicher Intelligenz und Robotik, um manuelle, sich wiederholende Aufgaben zu delegieren. Der erste Schritt ist die Analyse und Modellierung des Prozesses, um die identifizierten Schritte zu standardisieren. Danach werden geeignete Technologien implementiert, um diese Schritte auszuführen, gegebenenfalls unter Einsatz von Sensorik und Steuerungssystemen. Automatisierung kann Daten sammeln und analysieren, Entscheidungen auf der Grundlage von Algorithmen treffen und auf festgelegte Ereignisse reagieren. Diese Systeme verbessern oftmals die Effizienz, reduzieren Fehler und ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.

Ein CRM-System lohnt sich, sobald ein Unternehmen beginnt, eine grössere Anzahl von Kunden zu verwalten und den Überblick über deren Interaktionen zu behalten. Es ist besonders nützlich, wenn das Unternehmen Massnahmen zur Optimierung von Verkaufsprozessen plant, die Kundenbindung verbessern möchte oder die Effizienz des Kundenservices steigern will. Ein CRM ist auch vorteilhaft, wenn mehrere Abteilungen wie Vertrieb, Marketing und Kundenservice effizient und koordiniert zusammenarbeiten sollen. Für kleine Unternehmen kann sich ein CRM bereits ab einer geringen Kundenanzahl lohnen, während grosse Unternehmen oft auf komplexere Systeme angewiesen sind.

Für ein Unternehmen, das an Ausschreibungen teilnimmt, sind IT-Zertifikate wie ISO/IEC 27001 für Informationssicherheitsmanagement, ITIL für IT-Service-Management, und eine Zertifizierung wie CMMI für Prozessverbesserung von Bedeutung. Diese Zertifikate zeigen, dass das Unternehmen bewährte Methoden und Standards einhält. Zudem können spezifische technische Zertifikate wie Microsoft Certified: Azure Solutions Architect, Cisco Certified Network Associate (CCNA), und CompTIA Security+ je nach Schwerpunkt des Projekts oder der Ausschreibung relevant sein. Darüber hinaus kann die Einhaltung von branchenspezifischen Zertifizierungen, wie etwa PCI-DSS im Finanzsektor, ebenfalls entscheidend sein.

Eine interne IT-Stelle lohnt sich, wenn ein Unternehmen regelmässig auf technische Unterstützung angewiesen ist, die Sicherheit und Kontrolle über sensible Daten gewährleisten muss und massgeschneiderte IT-Lösungen benötigt. Sie bietet Vorteile wie schnellere Reaktionszeiten bei technischen Problemen, firmeninternes Expertenwissen und eine bessere Integration der IT mit anderen Unternehmensbereichen. Zudem ermöglicht sie langfristige strategische IT-Planungen, die auf spezifische Unternehmensziele ausgerichtet sind. Für grössere Unternehmen mit komplexen IT-Anforderungen oder für solche, die technologisch innovativ sein möchten, ist eine interne IT-Abteilung oft eine lohnenswerte Investition.