Wie lassen sich bestehende IT-Systeme verbessern?

Fast jedes KMU hat mindestens ein System, über das im Team regelmässig geflucht wird: die Branchensoftware, die keine Schnittstelle hat, der Server im Abstellraum oder die Excel-Lösung, die nur noch eine Person versteht. Solche Systeme bremsen leise, aber jeden Tag. In diesem Leitfaden erfährst du, woran du ein veraltetes System erkennst, wann sich Verbessern lohnt und wann Ablösen, wie du neue Systeme auswählst und wie du den Wechsel im laufenden Betrieb schaffst, ohne dass dein Team stillsteht. Woran du erkennst, dass ein System veraltet ist. Ein veraltetes System zeigt sich meist an vier typischen Merkmalen: Daten fliessen nur über Umwege: Informationen lassen sich nur per CSV- oder Excel-Export in andere Programme übertragen, weil eine echte Schnittstelle fehlt. Das Wissen hängt an einer Person: Nur eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter weiss, wie das System wirklich funktioniert. Fällt diese Person aus, steht der Betrieb. Es läuft auf alter Infrastruktur: Ein alter Server mit nicht mehr unterstützter Software läuft unbemerkt weiter und ist damit auch ein Sicherheitsrisiko. Der Hersteller ist weg: Es gibt keinen Support und keine Updates mehr, oder den Anbieter gibt es gar nicht mehr. Das deutlichste Warnsignal im Alltag ist ein Satz wie «Das geht mit unserem System sowieso nicht». Fällt er regelmässig, kostet dich das System mehr, als du denkst. Mehr dazu im Video Diese eine Software bremst euer ganzes Unternehmen. Verbessern, modernisieren oder ablösen? Nicht jedes alte System muss sofort ersetzt werden. Grundsätzlich gibt es drei Wege: Verbessern: Updates einspielen, Einstellungen bereinigen, Abläufe anpassen und das Team gezielt schulen. Das reicht oft, wenn das System an sich noch unterstützt wird und vor allem falsch genutzt wird. Teilweise modernisieren: Meist verursachen nur zwei oder drei Funktionen den eigentlichen Engpass. Werden diese über eine Schnittstelle oder ein ergänzendes Tool entkoppelt, sinkt der Druck sofort, ohne dass alles neu gebaut werden muss. Ablösen: Wenn der Hersteller keinen Support mehr bietet, Sicherheitslücken nicht mehr geschlossen werden oder das System das Wachstum blockiert, führt kein Weg an einem Ersatz vorbei. Welcher Weg der richtige ist, zeigt eine ehrliche Bestandsaufnahme. Bestandsaufnahme: Wo stehst du heute? Bevor du investierst, verschaffe dir einen Überblick über deine IT-Landschaft: Welche Hardware und Software ist im Einsatz, und wie alt ist sie? Welche Systeme sind geschäftskritisch, und was passiert, wenn sie einen Tag ausfallen? Wo werden Daten doppelt erfasst oder von Hand übertragen? Wer kennt welches System, und ist dieses Wissen dokumentiert? Welche Systeme erhalten keine Sicherheitsupdates mehr? Wichtig ist, dabei auch das Team zu fragen. Die Leute, die täglich mit einem System arbeiten, wissen am besten, wo es hakt. Eine strukturierte Variante dieser Bestandsaufnahme ist ein IT-Audit. Welche Anforderungen IT-Systeme im KMU erfüllen sollten. Ob du ein bestehendes System verbesserst oder ein neues einführst: Für KMU zählen vor allem diese Kriterien. Sicherheit und Datenschutz: regelmässige Updates, Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Einhaltung des revidierten Datenschutzgesetzes (revDSG). Schnittstellen: Das System muss mit deinen anderen Programmen Daten austauschen können. Wie das funktioniert, erklären wir unter Was ist eine Software-Schnittstelle? Mitwachsen können: Eine modulare IT-Architektur mit klar getrennten Bausteinen lässt sich erweitern, ohne dass bei jedem Wachstumsschritt alles neu aufgebaut werden muss. Einfache Bedienung: Ein System, das niemand gern benutzt, wird umgangen, und dann entstehen wieder Excel-Listen. Planbare Kosten und verlässlicher Support: Lizenzen, Wartung und Weiterentwicklung sollten über mehrere Jahre kalkulierbar sein. Neue Systeme richtig auswählen. Die meisten Fehlentscheide passieren nicht bei der Einführung, sondern bei der Auswahl. So gehst du strukturiert vor: Anforderungen dokumentieren: Halte fest, was das neue System können muss, welche Sonderfälle es in deinem Betrieb gibt und welche Wünsche das Team hat. Trenne dabei Muss-Kriterien von Wünschen. Marktübersicht und Shortlist: Recherchiere passende Lösungen, frag in deinem Netzwerk nach Erfahrungen und reduziere auf zwei bis drei Kandidaten. Bewertungskriterien festlegen: Funktionen, Schnittstellen, Kosten über mehrere Jahre, Datenschutz, Support und Bedienbarkeit. Mit echten Fällen testen: Lass dir keine Standard-Demo zeigen, sondern teste mit deinen eigenen Abläufen und Daten, idealerweise in einem kurzen Pilot mit den späteren Nutzerinnen und Nutzern. Gemeinsam entscheiden: Bezieh Geschäftsleitung, Fachbereiche und IT in die Entscheidung ein und plane die Einführung erst danach. Ein altes System im laufenden Betrieb ablösen. Ein Systemwechsel muss den Betrieb nicht lahmlegen. Bewährt haben sich vier Grundsätze: Dokumentieren statt sofort planen: Zuerst wird festgehalten, was das alte System heute tatsächlich leistet, auch die inoffiziellen Umwege, die niemand mehr bewusst wahrnimmt. Entkoppeln statt alles auf einmal ersetzen: Die kritischsten Funktionen werden zuerst gelöst, der Rest folgt in Etappen. Datenübernahme früh einplanen: Sie gehört an den Anfang des Projekts und nicht ans Ende, weil sich Daten selten unverändert übernehmen lassen. Parallelbetrieb statt Big Bang: Beide Systeme laufen bis zu einem fixierten Enddatum parallel. Danach wird das alte System konsequent abgeschaltet. So gewöhnt sich das Team schrittweise an das neue System, während der Betrieb gesichert bleibt. Datenmigration ohne böse Überraschungen. Die Datenübernahme ist der Teil, der am häufigsten unterschätzt wird. Diese Schritte verhindern die meisten Probleme: Daten analysieren und bereinigen: Dubletten, veraltete Einträge und unvollständige Datensätze werden vor der Migration bereinigt, nicht danach. Felder zuordnen: Für jedes Feld im alten System wird festgelegt, wohin es im neuen System gehört und was mit Daten passiert, die nicht passen. Backup erstellen: Vor jedem Migrationsschritt wird der Originalbestand gesichert. Testmigration durchführen: Ein Probelauf mit echten Daten zeigt, wo es hakt, bevor es ernst gilt. Abnahme durch die Fachbereiche: Die Leute, die mit den Daten arbeiten, prüfen Stichproben auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Steht gleichzeitig ein Umzug in die Cloud an, lohnt sich ein Blick auf den Beitrag Der effektivste Weg für deine Cloud-Migration. Die Einführung begleiten: Change Management im KMU. Ein neues System ist erst erfolgreich, wenn es genutzt wird. Change Management heisst im KMU vor allem, die Menschen mitzunehmen: Das Warum erklären: Wer versteht, welches Problem das neue System löst, akzeptiert die Umstellung leichter. Key-User bestimmen: Pro Team gibt es eine Person, die früh eingebunden wird und Kolleginnen und Kollegen im Alltag hilft. Praxisnah schulen: Schulungen mit den eigenen Abläufen statt mit allgemeinen Funktionsübersichten. Support in den ersten Wochen: Gerade nach dem Start braucht es schnelle Antworten, sonst greifen die Leute wieder zu alten Gewohnheiten. Feedback einholen: Nach einigen Wochen wird nachjustiert, was im Alltag noch nicht passt. Wann ein Modernisierungsprojekt erfolgreich ist. Termin und Budget einzuhalten ist wichtig, sagt aber noch nichts über den Nutzen aus. Lege deshalb vor dem Start messbare Ziele fest, zum Beispiel weniger manuelle Datenübertragungen oder Doppelerfassungen, gesparte Arbeitszeit pro Woche in den betroffenen Teams, weniger Störungen und Supportanfragen sowie Wissen, das nicht mehr an einer einzelnen Person hängt. Für die Projektführung gilt: klare Verantwortliche, überschaubare Etappen und regelmässige kurze Standortbestimmungen. Ob du dabei klassisch oder agil vorgehst, ist weniger wichtig als die Disziplin, Entscheide festzuhalten und Risiken früh anzusprechen. Fazit. Bestehende Systeme lassen sich oft mit überschaubarem Aufwand verbessern. Entscheidend ist eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wo ein System das Geschäft wirklich bremst, lohnt sich ein strukturierter Wechsel: Anforderungen dokumentieren, mit echten Fällen testen, Daten früh planen, parallel umstellen und das Team mitnehmen. BeeBase begleitet KMU als externe IT-Abteilung durch genau diesen Prozess, von der Bestandsaufnahme über die Auswahl bis zur Ablösung des alten Systems. Wenn du zuerst eine konkrete Frage zu deinem System klären möchtest, kannst du eine Expertensession buchen.