Warum ist WeTransfer für vertrauliche Geschäftsdaten im KMU oft unzulässig?

WeTransfer ist schnell, kostenlos und jedem bekannt. Genau deshalb greifen viele Mitarbeitende dazu, wenn eine Datei für die E-Mail zu gross ist. Was privat praktisch ist, verstösst im geschäftlichen Umfeld jedoch häufig gegen das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und interne Compliance-Vorgaben. Hier erklären wir die juristischen und technischen Knackpunkte. Die 4 Hauptprobleme von WeTransfer im Geschäftsalltag 1. Kein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) in der Gratis-Version Werden Kundendaten, Personaldaten oder Geschäftsgeheimnisse verarbeitet, verlangt das Gesetz zwingend eine schriftliche Vereinbarung mit dem Dienstleister. Bei Gratis-Diensten existiert ein solcher Vertrag schlicht nicht. 2. Unkontrollierte Schatten-IT Die Geschäftsleitung hat keinerlei Überblick darüber, welche sensiblen Baupläne, Kundenlisten oder Bilanzen das Unternehmen über externe Plattformen verlassen. Verlässt ein Mitarbeiter die Firma, bleiben Transfers unkontrolliert bestehen. 3. Serverstandorte und Drittstaaten-Übermittlung Daten werden teilweise auf Servern in den USA oder durch US-Subunternehmer verarbeitet. Ohne geeignete Garantien ist dies nach Schweizer Datenschutzrecht unzulässig. 4. Keine automatische Löschkontrolle Links laufen zwar ab, aber die Daten verbleiben gemäss Nutzungsbedingungen oft längere Zeit auf den Backups des Betreibers. Die saubere Alternative Unternehmen, die bereits Microsoft 365 oder Google Workspace nutzen, haben die perfekte Lösung bereits bezahlt: Direkte, sichere Freigaben über SharePoint, OneDrive oder Google Drive mit eigenem Firmenbranding. Fazit: Risiken minimieren mit vorhandenen Bordmitteln Verbiete WeTransfer nicht einfach, sondern gib deinem Team eine bequeme, offizielle Alternative. So schützt du dein Unternehmen vor Datenschutzbussen und Datenverlust.