Als Geschäftsführer bist du im Alltag auf vielen Fronten gefordert, von Vertrieb über Personal bis Strategie. IT-Probleme sollten dabei nicht auch noch auf deinem Tisch landen. In diesem Video zeigt Pascal, wo KMU jede Woche wertvolle Stunden verlieren und wie du sie dir mit dem richtigen IT-Partner zurückholst.
Als Geschäftsführer eines KMU bist du im Alltag auf vielen Fronten gefordert, von Vertrieb über Personal und Finanzen bis zur Strategie. Da bleiben mühsame IT-Themen oft einfach auf dem Tisch liegen, obwohl die wenigsten davon wirklich etwas verstehen. IT ist dabei nicht nur ein Kostenfaktor, sondern das stärkste Werkzeug, um dich als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer zu entlasten und jede Woche locker 5 bis 10 Stunden zurückzugewinnen. Der erste Bereich betrifft operative IT-Probleme, die täglich bei der Geschäftsführung landen: Der Account funktioniert nicht, der Drucker streikt, das WLAN ist schlecht, das System reagiert langsam. Wo es keine klare Ansprechperson gibt, landet das in der Regel bei dir. Für das Unternehmen ist das besonders schlimm, denn Geschäftsführerstunden sind die teuersten Stunden im ganzen Unternehmen. Du wirst dabei von deiner eigentlichen Arbeit abgehalten, die dir niemand abnimmt: Strategie und Weiterentwicklung der Firma. Genau hier liegt der grosse Hebel einer externen IT durch klare Supportstrukturen und einen zentralen Helpdesk. Mitarbeitende wissen dann genau, wohin sie sich wenden können, und du wirst komplett entlastet. Alleine dieser Punkt bringt Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern 3 bis 5 Stunden pro Woche zurück.
Der nächste Bereich ist subtiler und kostet oft noch mehr Zeit, ohne dass es auffällt: Entscheidungen ohne solide Datengrundlage. Damit du überhaupt sinnvoll entscheiden kannst, brauchst du verlässliche Daten. Gleichzeitig braucht es enorm viel Zeit, diese Daten überhaupt zu erheben oder richtig zusammenzustellen, zumal sie meist überall verstreut sind, in der Buchhaltungssoftware, in Excel, im CRM und so weiter. Was dann oft passiert: Entscheidungen werden aus dem Bauch heraus getroffen oder basieren sogar auf falschen Daten, was besonders schlecht ist. Genau hier setzt gute IT an: Sie strukturiert die Daten als Basis, und du hast auf Knopfdruck Reports oder Dashboards, die dir auf einen Blick die Übersicht geben, die du gerade brauchst. Dadurch triffst du schnellere Entscheidungen und musst dich weniger auf das Bauchgefühl verlassen.
Der Bereich, der die meisten KMU am stärksten kostet und selten auf dem Radar ist, sind doppelte Arbeit und Abläufe, die längst automatisiert werden könnten. In vielen Unternehmen existieren Prozesse einfach so, weil sie schon immer so existiert haben: Daten werden mehrfach erfasst, Mails werden einzeln beantwortet, Excellisten werden von Hand befüllt. Dabei verlieren nicht nur die Mitarbeitenden Zeit, sondern auch du, weil die Probleme letztlich wieder auf deinem Tisch landen und du sie lösen musst. Eine gute IT identifiziert die grössten Zeitfresser, entdeckt Potenzial für Automatisierung von Routineprozessen und setzt KI-gestützte Workflows ein. Das löst mehrere Probleme gleichzeitig: Mitarbeitende und auch du werden produktiver, es passiert weniger Fehler, weil weniger manuell gemacht wird, und alle können sich auf die Arbeit konzentrieren, die Spass macht und fürs Business relevant ist.
Der nächste Bereich frisst bei vielen Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern im Geheimen am meisten Energie: Kommunikationsprobleme und fehlende Abstimmung im Team. Informationen sind auf verschiedene Tools verteilt, niemand findet sie, und niemand weiss genau, was eigentlich wo hingehört. Eine Information steht im Teams-Channel, eine andere irgendwo in einem Word-Dokument, wieder eine andere auf einem geteilten Laufwerk, im WhatsApp oder in einer Mail. Das ist offensichtlich ein Zeitfresser, aber nicht nur das: Auch die Arbeitsqualität leidet darunter. Dinge werden nochmals nachgefragt, obwohl sie schon längst beantwortet wurden, oder es entstehen intern Missverständnisse, weil jemand die falsche Information zur falschen Zeit gefunden hat. Gute IT sorgt für eine klar strukturierte Toollandschaft: Es ist klar definiert, was wo abgelegt wird und wer für welchen Kanal oder welche Plattform verantwortlich ist. Wenn das gelingt, wird das Team selbständiger und kommt seltener für jede Kleinigkeit auf dich zurück.
Damit sind wir beim entscheidenden Punkt: dem Bereich, der dich am meisten weiterbringen würde, aber im Alltag fast immer zu kurz kommt. Strategische Themen wie Cybersicherheit, Datenschutz, KI-Strategie oder Lizenzmanagement sind dringend und wichtig, schaffen es aber nie ganz oben auf die Liste, weil das Tagesgeschäft alles auffrisst. Diese Themen explodieren dann irgendwann, etwa bei einem Cyberangriff oder einer Datenschutzverletzung, und kosten an einem einzigen Tag deutlich mehr, als vorausschauende IT-Arbeit gekostet hätte, und hätten dabei nachhaltig Nutzen gebracht. Genau hier zeigt sich das Potenzial, das du sonst verschenkst, das du mit Automatisierung und einem starken Partner erreichen könntest. Ein guter IT-Partner kennt deine Vision und deine Ziele und kümmert sich um die IT-Strategie: Er bereitet Entscheidungen für dich vor, überwacht die Lage laufend und informiert dich regelmässig, zum Beispiel im Quartalsmeeting, über alles Wichtige. Du musst nur noch entscheiden und weisst, dass sich jemand darum kümmert. Du delegierst Verantwortung, ohne die Kontrolle zu verlieren. Genau dafür ist ein starker IT-Partner da. Der Hebel liegt meistens nicht darin, noch mehr zu schaffen, sondern IT intelligent einzusetzen, damit sie dir den Rücken freihält.
Fehlt im Unternehmen eine klare Ansprechperson für IT-Themen, wandern operative Störungen wie ein defekter Drucker, schlechtes WLAN oder ein langsames System automatisch beim Geschäftsführer oder der Geschäftsführerin. Das ist für das Unternehmen besonders schädlich, denn Geschäftsführerstunden sind die teuersten Stunden im ganzen Betrieb. Jede Minute, die für solche Kleinigkeiten aufgewendet wird, fehlt für die eigentliche Aufgabe der Führung, nämlich Strategie und Weiterentwicklung der Firma. Der Hebel liegt in klaren Supportstrukturen und einem zentralen Helpdesk, wo Mitarbeitende genau wissen, wohin sie sich wenden können, ohne dass es beim Geschäftsführer landet. BeeBase übernimmt genau diese Rolle als externe IT-Abteilung für Schweizer KMU.
Ausführliche Antwort im FAQKlare Supportstrukturen und ein zentraler Helpdesk bringen Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern allein bei operativen IT-Themen 3 bis 5 Stunden pro Woche zurück. Ein weiterer, subtilerer Bereich kommt dazu: Entscheidungen ohne verlässliche Datengrundlage, doppelte Arbeit durch fehlende Automatisierung sowie Kommunikationsprobleme im Team kosten zusätzlich Zeit und Energie, die oft gar nicht bewusst wahrgenommen wird. In Summe lassen sich so 5 bis 10 Stunden pro Woche zurückgewinnen. Der Hebel liegt nicht darin, härter zu arbeiten, sondern die IT intelligent zu nutzen, damit sie den Rücken freihält statt zusätzliche Arbeit zu generieren. BeeBase zeigt Schweizer KMU im kostenlosen Erstgespräch, wo die grössten Zeitfresser im eigenen Unternehmen liegen.
Ausführliche Antwort im FAQThemen wie Cybersicherheit, Datenschutz, KI-Strategie oder Lizenzmanagement sind dringend und wichtig, schaffen es im Tagesgeschäft aber selten auf die oberste Priorität der Geschäftsführung. Oft explodieren solche Themen erst dann, wenn ein Cyberangriff oder eine Datenschutzverletzung eintritt, und kosten an einem einzigen Tag deutlich mehr, als vorausschauende IT-Arbeit gekostet hätte. Ein starker IT-Partner kennt die Vision und die Ziele des Unternehmens und übernimmt die strategische IT-Planung: Er bereitet Entscheidungen vor, überwacht die Lage laufend und informiert die Geschäftsführung regelmässig, etwa im Quartalsmeeting. So kann der Geschäftsführer Verantwortung delegieren, ohne die Kontrolle zu verlieren. Genau diese Rolle übernimmt BeeBase als externe IT-Abteilung für Schweizer KMU.
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