Viele KMU geben entweder zu viel oder zu wenig für IT aus, und treffen dabei oft an den falschen Stellen die falsche Entscheidung. Dieses Video zeigt dir eine klare Struktur für die IT-Budgetplanung, damit du von unerwarteten Rechnungen zu einem planbaren Monatsbudget kommst.
Wie viel IT-Budget braucht ein Unternehmen wirklich? Das ist eine der häufigsten Fragen, die Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen im Erstgespräch stellen. In der Betreuung von KMU mit 10 bis 150 Mitarbeitenden aus verschiedensten Branchen zeigt sich immer wieder derselbe Fehler bei der IT-Budgetierung. Die Folge sind wiederkehrende Systemausfälle, frustrierte Mitarbeitende und eine Geschäftsleitung, die das Thema IT als Fass ohne Boden erlebt. Die folgenden fünf Punkte helfen dabei, das IT-Budget realistisch zu planen.
Der erste Schritt ist, mit der Geschäftsleitung die einzelnen Rollen im Betrieb durchzugehen. Die Anforderungen sind sehr unterschiedlich. Ein Mitarbeitender im Aussendienst braucht ein mobiles Gerät, jemand im Büro eher einen Desktop-PC. Auch bei Lizenzen unterscheiden sich die Bedürfnisse je nach Rolle. Bei einem ERP-System braucht die Vertriebsperson etwa Zugriff auf andere Module als die Produktionsplanung, während die Geschäftsführung oft nur eine reduzierte Übersicht der Unternehmens-KPI benötigt.
Für jede Rolle wird festgelegt, welches Gerät nötig ist: Tablet, Laptop oder Desktop-PC. Dazu kommt die Peripherie wie Bildschirm, Maus, Tastatur, Mikrofon und Kamera, gerade im Beratungsumfeld ein wichtiger Faktor für professionelle Videocalls. Ein Laptop allein bedeutet nicht automatisch einen vollwertigen Arbeitsplatz. Mit zusätzlichem Bildschirm, Tastatur und Maus wird ergonomisches, produktives Arbeiten erst möglich.
Lizenzen sind oft ein rotes Tuch, weil sie als monatlich wiederkehrende Kosten kaum überblickt werden. Es lohnt sich, einmal alle Lizenzen der letzten zwölf Monate aus der Kreditkartenabrechnung aufzulisten und pro Rolle zu prüfen, ob sie noch gebraucht werden. Gerade bei KI-Tools bevorzugen unterschiedliche Mitarbeitende oft unterschiedliche Modelle für unterschiedliche Aufgaben, ein Teammodell kann hier Wildwuchs vermeiden. Gleichzeitig gilt: Eine Produktivitätslizenz für 20 Franken im Monat, die zwei Arbeitsstunden einspart, rechnet sich fast immer.
Cyber Security ist Geld, das entweder verschwendet wirkt, weil nichts passiert, oder sich als beste Investition erweist, wenn doch etwas passiert. Eine Risikoanalyse hilft, Wahrscheinlichkeit und potenziellen finanziellen Schaden realistisch einzuschätzen und die grössten Risiken mit dem grössten Impact gezielt zu eliminieren. Auch eine Cyber-Versicherung kann je nach Unternehmen sinnvoll sein.
Wie stark ein Betrieb automatisieren will, ist eine sehr beratungsintensive Frage. Ein erster Schritt ist, mit einzelnen Mitarbeitenden ihre wiederkehrenden Tätigkeiten aufzulisten, wie oft diese pro Woche auftreten und wie viel Zeit sie kosten. Daraus lässt sich der Return on Investment für einzelne Automatisierungen ableiten. Der Nutzen geht über Zeitersparnis hinaus: Mehr Innovationskraft, weniger Fehleranfälligkeit und die Möglichkeit, gute Mitarbeitende von reiner Verwaltungsarbeit zu entlasten.
Für viele Branchen gibt es Kennzahlen, wie viel Prozent des Jahresumsatzes typischerweise ins IT-Budget fliessen. Das ist ein Richtwert und variiert je nach gewünschtem Digitalisierungsgrad teils deutlich, etwa bei Immobilienunternehmen zwischen 1,5 % und 5 % des Jahresumsatzes. Ein starker IT-Partner an der Seite hilft dabei, die Kosten nicht ausufern zu lassen und ein planbares monatliches Budget aufzubauen, gerade auch im Support-Notfall.
Wir schauen deine Ausgangslage an und sagen dir, was sich lohnt und was nicht. Ohne Verpflichtung.