Ein veraltetes System zeigt sich meist an vier typischen Merkmalen. Erstens lassen sich Daten nur mühsam per CSV- oder Excel-Export in andere Systeme übertragen, weil eine echte Schnittstelle fehlt. Zweitens hängt das gesamte Wissen über das System an einer einzigen Person, die bei Ausfall sofort zum Engpass wird. Drittens läuft das System oft unbemerkt auf alter Infrastruktur, etwa einem alten Server mit veralteter Software, was zusätzlich ein Sicherheitsrisiko darstellt. Viertens bietet der Hersteller keinen Support mehr an oder existiert gar nicht mehr. Der deutlichste Hinweis im Alltag ist oft ein Satz wie «Das geht mit unserem System sowieso nicht», wenn er im Betrieb regelmässig fällt. BeeBase hilft KMU, solche Altsysteme zu identifizieren und einen sicheren Ablöseweg zu planen.
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