Warum entstehen in Unternehmen mehrere Dateiablagen mit unterschiedlichen Versionen?

Mehrere Dateiablagen wie Netzlaufwerk, SharePoint und Teams entstehen in den meisten Unternehmen nicht geplant, sondern beiläufig über die Jahre. Mal wird ein neuer Cloud-Speicher eingeführt, mal kommt Teams dazu, mal bleiben alte E-Mail-Anhänge einfach liegen. Der eigentliche Grund, warum niemand aufräumt, ist meist das Fehlen einer klaren Ablagelogik. Ohne verbindliche Regeln legt jede Person Dateien nach eigenem System ab, nach Kunde, Jahr, Projekt oder Mitarbeitendem. Dazu kommen Kopien, wodurch mehrere Versionen desselben Dokuments entstehen und niemand mehr weiss, welche aktuell ist. Bei Verträgen, Offerten oder Preislisten wird das schnell zum echten Geschäftsrisiko. BeeBase hilft Schweizer KMU dabei, eine verbindliche Ablagestruktur zu definieren und sauber umzusetzen.