Wie räumt man eine chaotische Dateiablage in vier Schritten auf?

Aufräumen muss kein Jahresprojekt sein, es braucht nur die richtige Reihenfolge. Schritt eins: Struktur zuerst überlegen, bevor die erste Datei verschoben wird, meist gegliedert nach Abteilung, darunter Kunde oder Projekt, aber nicht zu tief verschachtelt. Schritt zwei: Ab einem fixen Stichtag nach vorne arbeiten, das heisst alles Neue kommt in die neue Struktur, während alte Daten vorerst in einen Archivordner wandern. Schritt drei: Die wirklich wichtigen Dokumente wie Vorlagen oder Preislisten gezielt in die neue Struktur kopieren, das macht bereits den grössten Teil des Nutzens aus. Schritt vier: Eine Person und einen Termin definieren, die dafür verantwortlich ist, dass die Struktur eingehalten und bei Bedarf zurückgeführt wird. So bleibt das Tagesgeschäft funktionsfähig, während die Ablage Schritt für Schritt in Ordnung kommt. BeeBase begleitet Schweizer KMU durch genau diesen Prozess.